Pentru orice companie, fie ca este vorba de o firma mica sau de o corporatie, inchiderea de luna este un proces important pentru mentinerea unei evidente financiare corecte si pentru luarea unor decizii bine informate. Dar ce presupune, mai exact, aceasta activitate?
Ce este inchiderea de luna?
Inchiderea de luna este procesul prin care departamentul de contabilitate finalizeaza toate operatiunile financiare aferente unei luni calendaristice. Scopul este de a obtine o imagine completa si corecta a performantei financiare a firmei pentru perioada respectiva.
Este un pas important pentru raportarea corecta a veniturilor, cheltuielilor, activelor si pasivelor, precum si pentru pregatirea declaratiilor fiscale si a altor obligatii legale.
La finalul fiecarei luni se genereaza balanta de verificare, document obligatoriu lunar, prevazut de legea contabilitatii.
Pasii principali ai inchiderii de luna
Inregistrarea completa a documentelor
- Facturi de vanzare si de achizitie
- Chitante, bonuri fiscale, deconturi de cheltuieli
- Note de intrare-receptie (NIR), avize, etc.
- Documente bancare: extrase, ordine de plata, incasari
Verificarea conturilor contabile
- Soldurile conturilor trebuie sa fie corecte si sa reflecte realitatea
- Se fac ajustari contabile, daca este cazul (provizioane, amortizari, ajustari pentru depreciere)
Reconcilierea bancara
- Compararea soldului bancar din contabilitate cu cel din extrasul de cont
- Identificarea si corectarea eventualelor diferente
Calculul si inregistrarea salariilor
- Calcularea salariilor brute/net, taxelor si contributiilor
- Inregistrarea lor in contabilitate
Calculul si declararea taxelor
- TVA, impozit pe profit sau pe venit, contributii sociale etc.
- Pregatirea si depunerea declaratiilor fiscale
Rularea amortizarii
Efectuarea reevaluarii elementelor in valuta
Inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli
Generarea balantei de verificare
Utilizatorii SmartBill Conta pot regasi in aplicatie o automatizare a anumitor procese in sectiunea: Note diverse –Inchiderea de luna:
Aici pot efectua automat urmatoarele operatiuni:
- Reevaluarea elementelor in valuta
- Inregistrarea amortizarii
- Inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli
- Inchiderea conturilor de TVA
Notele de salarii se genereaza automat dupa calculul salarial si blocarea statului de plata, insa sunt vizibile si in aceasta sectiune:
Iata cateva facilitati importante ale acestei sectiuni de inchidere care usureaza procesul de inchidere:
- Notele de diverse tipuri pot fi generate separat una de alta. Mai precis, se pot efectua reevaluarile pe mai multe luni fara sa se faca si notele de inchidere de venituri si cheltuieli. Acestea functioneaza independent una de cealalta.
Aici se poate bifa ce note sa fie inregistrate fara sa exista conditionare intre acestea.
- Daca se doreste corectarea unor note din luni mai vechi si se doreste spre exemplu reinchiderea conturilor de venituri si cheltuieli, se pot sterge notele din luni mai vechi, urmand ca aplicatia sa stearga toate notele din lunile existente pana la data curenta. Astfel nu va fi necesar sa fie stearsa fiecare luna in parte.
- O data ce luna este verificata aceasta se poate „inchide” ceea ce are drept consecinta blocarea posibilitatii de a efectua note contabile in perioada respectiva. Desigur, luna se poate deschide, se pot face corectiile si se poate inchide la loc. Aceasta depinde de regulile fiecarui contabil.
Aceste facilitati permit foarte usor derularea activitatilor de inchidere de luna, preluand activitatile repetitive si lasand in sarcina specialistilor contabili partea de analiza, verificare solduri si alte aspecte care implica analiza si judecata profesionala.
Citeste si : Rapoartele Z – inregistrarea in contabilitate
