O parte semnificativa din activitatea unui contabil extern consta in mentinerea unei comunicari constante cu clientii, care include transmiterea clara si detaliata a rapoartelor financiare, explicarea acestora si informarea privind taxele datorate si termenele de plata.
Acest proces implica nu doar furnizarea de informatii corecte si la timp, ci si asigurarea ca clientul intelege pe deplin implicatiile financiare si obligatiile legale asociate taxelor de plata.
Utilizatorii SmartBill au posibilitatea sa apeleze la o comunicare automatizata cu clientii lor prin extensia Manager Conta a SmartBill Conta. In acest sens, au la dispozitie sectiunea Raportari care permite incarcarea unui set de rapoarte important de comunicat in fiecare luna catre clienti.
Aceste rapoarte se pot parametriza pe fiecare client in parte din sectiunea Raportari ->Parametrizare raportari:
In acesta sectiune intalnim rapoarte si informati precum: statul de salarii, fluturasii, sume de plata la buget, balanta, indicatori.
In plus, in sectiunea Comentarii se pot adauga manual orice comentarii relevante pentru clientul respectiv. Aici se includ informatii care nu au fost incluse in rapoartele contabile cum ar fi cel mai frecvent daca exista documente lipsa.
Aceste parametrizari pot fi preluate din parametrii fiscali, se pot sterge sau se pot genera detalii despre client:
Dupa efectuarea parametrizarilor, prin preluarea dinSmartBill Conta a datelor se va actualiza tabelul de raportari:
Casetele au diferite marcaje pentru a reflecta stadiul de evolutie a raportarii:
- fisier portocaliu – raportul trebuie intocmit pentru luna selectata. Pentru generare se poate accesa marcajul.
- fisier portocaliu si triunghiul portocaliu – indica ca s-a incercat generarea raportului dar nu s-a efectuat din cauza unor erori.
- fisier gri – raportul a fost intocmit pentru luna selectata.
- fisier gri si sageata -exista mai multe fisiere generate pentru coloana respectiva (ex: poate exista un fisier in format XLS si unul in format PDF.)
- triunghiul albastru – indica faptul ca raportul tocmai a fost generat.
- plic – Raportul a fost trimis clientului.
- linie gri – raportul nu trebuie intocmit sau trimis in perioada selectata.
Acesta este un real ajutor in verificarea periodica a intocmirii tuturor rapoartelor specifice si stadiului contabilitatii pentru firma respectiva, respectiv inchiderii de luna dar si in comunicarea periodica cu clientii.
Rapoartele pot fi trimise simultan catre mai multi clienti. Se selecteaza clientii doriti si se apasa butonul “Trimite clientilor” din coltul din dreapta jos.
Daca este necesar, se pot selecta si toti clientii odata.
Rapoartele nu vor fi trimise catre clientii care nu au persoane de contact, ale caror persoane de contact nu au o adresa de e-mail completata sau pentru care nu exista rapoarte disponibile.
