Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor (art. 4 alin.(6) al OUG nr. 120 din 4 octombrie 2021).
Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO e-Factura.
Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile in sistemul ANAF pentru descarcare 60 zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic si eliberate la cerere.
In cazul in care emitentul/destinatarul constata ca exista documente nedescarcate, poate face o solicitare de repostare a documentelor insistemul RO e-Factura.
Aceasta solicitare trebuie sa cuprinda urmatoarele informatii:
- numar index de incarcare (in cazul in care acesta este cunoscut);
- data documentului – asa cum este comunicata de catre vanzator;
- descrierea documentului: numar factura, nume cumparator, cod fiscal cumparator, nume vanzator, cod fiscal vanzator.
Sistemul aloca automat un numar de inregistrare a solicitarii. Raspunsul la solicitare consta in repostarea in sistem a documentului solicitat si transmiterea unei notificari. Notificarile sunt transmise automat la adresele de mail completate in SPV de catre reprezentantii emitentului/destinatarului, daca a fost exprimata optiunea in acest sens.
Termenul de arhivare al acestor xml-uri este de 5 ani, calculati de la data de 1 iulie a anului urmator exercitiului financiar pentru care au fost intocmite.
Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora. De exemplu, daca am cumparat un utilaj care are o durata de viata de 10 ani, atunci va trebui sa pastrez acea factura 10 ani.
Utilizatorii SmartBill pot descarca facturile preluate din SPV direct din aplicatie , fie individual, fie in masa.
Individual, se intra pe fiecare factura si se acceseaza Descarca e-Factura validata:
Se descarca o arhiva zip care contine xml-ul si sigiliul:
Pentru descarcarea in masa se acceseaza optiunea Descarca e-Facturi preluate:
Exista trei optiuni de descarcare:
- luna anterioara
- luna curenta
- alta perioada: aici se poate completa numarul de luni anterioare pentru care se doreste descarcarea. Nu se pot prelua e-Facturi emise anterior datei de 1 ianuarie 2024.
Observam ca din SmartBill se pot descarca facturile primite fara a exista restrictia de 60 de zile care exista in SPV.
Se va tine cont de data de emitere a facturilor si nu de data in care acestea au fost preluate din SPV in contul SmartBill.
Odata ce arhiva devine disponibila, exista un termen limita pentru descarcare, care expira la sfarsitul zilei urmatoare. Daca nu descarci arhiva in acest interval, aceasta va fi stearsa, iar procesul de descarcare a e-Facturilor va trebui reluat.
