Reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse

Conform Ordinului 1850/2004- de intocmire si utilizare a registrelor si formularelor comune pe economie privind activitatea financiar-contabila, pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa incunostinteze, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorul unitatii (administratorul unitatii, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii unitatii respective).

In termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa incheie un proces-verbal, care sa cuprinda:

– datele de identificare a documentului disparut;
– numele si prenumele salariatului responsabil cu pastrarea documentului;
– data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semneaza de catre:
– conducatorul unitatii;
– conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
– salariatul responsabil cu pastrarea documentului si
– seful ierarhic al salariatului responsabil cu pastrarea documentului, dupa caz.

Salariatul responsabil este obligat ca, odata cu semnarea procesului-verbal, sa dea o declaratie scrisa asupra imprejurarilor in care a disparut documentul respectiv.
Când disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului unitatii, masurile prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

Ori de cate ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui “dosar de reconstituire”, intocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:
– sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
– procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii si declaratia salariatului respectiv;
– dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a salariatului vinovat, dupa caz;
– dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;
– o copie a documentului reconstituit.

In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. In acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitatoare, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea “RECONSTITUIT”, cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. în acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.
Gasirea ulterioara a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanctiunilor aplicate, in conditiile legii.

In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal in dosarul de reconstituire.

Conducatorii unitatilor vor lua masuri pentru asigurarea inregistrarii si evidentei curente a tuturor lucrarilor intocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor de reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.