Atunci cand lucrezi in contabilitate si gestiune, inevitabil te intalnesti cu situatii complexe, cu volume mai mari sau mai mici pe diferite domenii : fie ai firme cu un numar mare de salariati si astfel aceasta parte este foarte solicitanta, fie ai firme de productie si atunci trebuie sa aloci timp mai mult gestionarii corecte a retetelor si descarcarii de gestiune, sau din contra, ai firme mici dar numeroase, care presupun un efort administrativ suplimentar (depunere declaratii, arhivare recipise, etc).
Mai jos am prezentat o lista scurta, cu 10 facilitati care iti pot usura mult munca daca lucrezi in gestiune sau contabilitate, facilitati care se pot gasi in aplicatiile SmartBill.
1.Emiterea facturilor si trimiterea online, direct pe mailul clientilor
Atunci cand emiti facturi si ai setat adresa de mail a clientilor in aplicatia SmartBill Facturare, poti alege ca la efectuarea operatiunii factura sa le fie trimisa acestora direct pe mail.
Acest lucru te ajuta sa eviti eventuale omisiuni de a trimite facturile catre clienti- acest lucru este important pentru tine pentru a putea fi platit la timp si pe de alta parte, pentru clienti – in sensul de a nu fi pusi in situatia de primi facturi emise in alte perioade fiindca aceasta presupune rectificari de declaratii si regularizari.
2.Trimiterea automata de remintiri de plata, direct din aplicatie
Trimitand automat remindere de plata, direct din aplicatie esti scutit de situatia de a scrie partenerilor individual, de fiecare data cand ai facturi scadente, pentru a le reaminti obligatia de plata.
3.Conectarea casei de marcat din aplicatie, pentru a asigura si descarcarea automata a gestiunii
Atunci cand conectezi casa de marcat la aplicatia de gestiune, ai marele avantaj ca se realizeaza descarcarea automata din gestiune a produselor vandute, reducand volumul de munca pe care l-ar presupune reintroducerea documentelor de iesire.
In SmartBill ai aplicatia POS, pentru magazine si pentru vanzare in general, care poate functiona si independent de aplicatie.
Facilitatea aceasta iti permite sa faci o interogare de pret atunci cand faci o vanzare, sa modifici bonul inainte de tiparire si sa ai mai multe bonuri deschise in asteptare- practice in acest fel poti servi mai multi clienti in paralel.
4.Transfer de date dintre gestiune si contabilitate, automat
Fie ca ai contabilitatea organizata intern, fie extern, datele inregistrate in gestiune si facturare se transfera automat printr-o simpla sincronizare in aplicatia de contabilitate SmartBill Conta.
In felul acesta, documentele primare o data introduse, se regasesc sub forma de note contabile in contabilitate.
5.Depunere si arhivare automata declaratii si recipise, interogare automata SPV
Una din cele mai consumatoare de timp activitati pentru un contabil este incarcarea in sistemul ANAF a declaratiilor fiscale intocmite si apoi supravegherea obtinerii recipiselor.
In SmartBill Conta ai extensia ManagerConta care automatizeaza tocmai acest lucru.
Aici poti accesa automat SPV, poti incarca si depune declaratiile pe care le-ai generat si poti comuta usor pe oricare din firmele de a caror contabilitate te ocupi.
6.Monitorizarea permanenta a partenerilor
Monitorizarea partenerilor este importanta – fie atunci cand emiti sau inregistrezi facturile pentru a vedea daca nu au cumva au un regim fiscal care ar presupune anumite reguli de deducere – colectare a TVA (ex. TVA la incasare), dar si ulterior, pentru a vedea daca acestia nu se afla in situatii speciale (ex. faliment) care ar putea influenta decizia ta de a mai colabora cu ei.
In SmartBill ai in acest sens modulul Monitorizare Parteneri care practic interogheaza serviciile publice de informatii pentru partenerii selectati si iti prezinta rezultatul cautarilor : dosare faliment, datorii – modificari ce privesc aparitia/cresterea/scaderea cuantumului datoriilor catre ANAF, daca au scos certificate pentru situatii de urgenta, inactivarea firmei sau schimbarea status-ului TVA.
7.Inventarierea conectata cu gestiunea
Inventarierea cel putin o data pe an este obligatorie iar la firmele mari, stocurile pot fi dificil de inventariat.
In SmartBill Gestiune ai inclus un modul de inventariere care iti permite sa incepi procesul de inventariere fara a fi nevoie sa opresti intreaga activitate. Poti face inventarierea pe o singura gestiune (se pot selecta toate produsele), pe mai multe gestiuni sau doar pe cateva produse selectate prin adaugarea lor in lista de inventar.
8.Modul de salarizare integrat cu generarea de diferite documente: CIM, documente pentru solicitare subventii, somaj
Odata introduse datele in aplicatia de salarizare poti genera contractul individual de munca pe care sa il trimiti apoi viitorilor angajati, poti genera adeverinte pentru diferite scopuri si rapoarte solicitate de AJOFM pentru decontarea sumelor reglementate de diferitele masuri de sprijin. Astfel, nu va mai trebui sa completezi manual aceste documente, preluand sumele din alte parti, cu riscul de a gresi.
9.Importul extraselor de banca si borderourilor de la curieri
Facilitatea de import a extraselor iti usureaza mult munca de introducere a datelor. In SmartBill Conta se propune automat contul contabil pe care sa fie inregistrata tranzactia si mai mult, pe baza unui algoritm propriu va potrivi automat incasarea de la client cu factura care ii este asociata.
10.Facilitati pentru inregistrarea situatiilor atipice
Nu in ultimul rand, gestionarea situatiilor atipice este o activitate care iti poate consuma timp si energie in incercarea de a gasi solutii de inregistrare, aceasta daca softul pe care il utilizezi este mai putin flexibil la situatii care ies din standard.
In SmartBill Gestiune ai prevazute cateva optiuni care sa te ajute in acest sens: ajustarea de stoc, returul la furnizor sau procesul verbal de transfer, centralizand astfel pe tipuri situatiile mai putin intalnite dar pentru care este nevoie de asemenea de o evidenta clara.
