5 lucruri care trebuie bine delimitate in orice gestiune

Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!

Daca ai o afacere mica sau mare, in care lucrezi cu stocuri, trebuie sa constientizezi faptul ca este foarte important sa mentii ordine in gestiune.

Mai jos sunt cateva motive, cele mai importante:

  • sa poti cunoaste in orice moment ce stocuri ai ca sa stii ce poti sa vinzi;
  • sa poti trimite informatii corecte in contabilitate;
  • sa poti livra repede: aceasta presupune sa stii exact unde sunt stocurile, cum le gasesti in sistemul pe care il utilizezi;
  • sa poti intocmi rapid documentele de vanzare/transfer, etc, ca sa nu faci clientii sa astepte sau sa intrerupi activitatea pentru aceste activitati, de conformare.

Cele mai importante concepte ale gestiunii sunt prezentate pe scurt mai jos:

  1. Tipul de gestiune: inainte sa incepi activitatea trebuie sa delimitezi clar locatiile in care vei tine stocurile – si modul in care vei tine gestiunea – global valoric sau cantitativ valoric. In acest demers este necesar sa te consulti cu persoana care tine contabilitatea afacerii tale.

Daca utilizezi Smart Bill gestiune, atunci cand stabilesti gestiunile trebuie sa marchezi aceasta optiune, intre tipurile de gestiuni. Apoi, aplicatia te va dirija chiar ea catre modul de lucru specific acesteia.

2. Cine este gestionarul care va raspunde de gestiune: daca nu sunt clar delimitate responsabilitatile intre persoanele care lucreaza cu gestiunea respectiva, atunci este posibil sa se creeze un vid de responsabilitate cu posibile consecinte negative asupra gestiunii.

3. Care sunt produsele cu care lucrezi: utilizeaza denumiri simple si decide daca utilizezi si coduri de produs si/sau serii. De asemenea, decide daca vrei sa utilizezi cititoare de coduri de bare sau nu.

In Smart Bill poti lucra atat cu coduri de produse cat si cu coduri de bare.

Poti sa citesti mai multe aici despre codurile de produse si codurile de bare

(https://www.contzilla.ro/codurile-de-produse-si-codurile-de-bare/)

4. Cine sunt utilizatorii care au dreptul sa opereze in gestiune?

Nu intotdeauna cei care lucreaza in gestiune sunt si specialisti financiari care sa poata evalua consecintele operarii gresite sau neatentiei, astfel ca este bine sa setezi drepturi si limite in operatiunile pe care acestia le pot face in programul de gestiune.

Smart Bill iti permite setarea unui sistem complex de drepturi in aplicatie, astfel ca poti sa te asiguri ca nimeni nu opereaza in aplicatie ce nu ar avea voie, pastrandu-se minim riscul de eroare, de frauda sau de confidentialitate.

5. Documentele cu care operezi

Fiecare companie are modul propriu in care utilizeaza documentele financiar-contabile, propriul circuit si propriile elemente de identificare.

Asadar, pentru ca documentele emise de compania ta sa fie in ordine trebuie sa:

  • definesti serii si numere intr-un mod eficient;
  • stabilesti circuitele documentelor;
  • stabilesti procedurile de corectare a erorilor.

Smart Bill iti asigura aici o mare flexibilitate in intocmirea documentelor fiindca:

  • poti sa emiti orice document care tine de gestiunea stocurilor si aceste documente contin elementele obligatorii prevazute de lege;
  • poti defini pentru toate documentele serii si numere si la emiterea unui document nou poti alege oricare dintre ele;
  • poti sa emiti si documente comerciale cum ar fi comanda sau oferta.
  • poti sa personalizezi documentele cu sigla si poti avea pentru fiecare serie o sigla diferita daca doresti acest lucru.

O data ce aceste elemente sunt bine stabilite, utilizarea unei gestiuni este mult mai usoara. Este bine ca toti angajatii care opereaza in gestiune sa cunoasca aceste elemente de inceput.

Articole similare