Inchiderea exercitiului financiar are o deosebita importanta din punct de vedere contabil.
Cateva din lucrarile contabile care trebuie efectuate sunt :
• in primul rand sa ne asiguram ca am prins rezultatele inventarierii patrimoniului in contabilitate pana la sfarsit de an. Fie ca am efectuat inventarierea in cursul anului, fie ca am efectuat-o cu data de referinta 31.12.2013, constatarile inventarului trebuie sa fie cuprinse in raportarea de sfarsit de an.
Numerarul se inventariaza oricum la data de 31.12.2013 – contul 5311 se reconciliaza cu numerarul gasit efectiv in casierie si cu registrul de casa la aceasta data, iar contul 512 se reconciliaza cu extrasele de cont la 31.12.2013.
• in al doilea rand sa ne asiguram ca am inregistrat toate cheltuielile angajate dar pentru care nu am primit inca facturi la data de 31.12.2013. Acestea se vor inregistra in contul 408 Furnizori facturi nesosite;
Unul dintre principiile contabilitatii este inregistrarea operatiunilor economico-financiare in momentul efectuarii lor, altfel spus se merge pe ideea contabilitatii de angajamente. In practica, de cele mai multe ori cheltuielile nu se cunosc cu exactitate la sfarsit de luna. Sumele pentru facturile de telefonie, apa, energie electrica sunt dependente de consum, si ar putea fi determinate prin citirea contoarelor , de exemplu. Dar acest lucru este mai greu de traspuns in practica. Ceea ce este important este sa sa obtina o estimare cat mai aproape de realitate a respectivelor consumuri.
• daca suntem o companie cu litigii in derulare cu terte parti sau avem orice problema de natura juridica trebuie sa avem in vedere eventualele provizioane care ar trebui facute in cazul in care compania ar deveni eligibila sa plateasca eventuale daune.
In acest sens, se pot solicita scrisori de la avocati, care sa sustina cifrele pe care le vom inregistra ca provizioane.
• daca angajatii au concedii neefectuate trebuie sa avem in vedere eventuale provizioane pentru astfel de concedii
• recunoaşterea cheltuielilor si veniturilor inclusiv a dobânzii aferente perioadei, indiferent de scadenţa acesteia.
Trebuie să se ţină cont de veniturile şi cheltuielile aferente exerciţiului financiar, indiferent de data încasării veniturilor sau data plăţii cheltuielilor.
Astfel, se vor evidenţia în conturile de venituri şi creanţele pentru care nu a fost întocmită încă factura (contul 418 “Clienţi – facturi de întocmit”), respectiv în conturile de cheltuieli sau bunuri, datoriile pentru care nu s-a primit încă factura (contul 408 “Furnizori – facturi nesosite”). În toate cazurile, înregistrarea în aceste conturi se efectuează pe baza documentelor care atestă livrarea bunurilor, respectiv prestarea serviciilor (de exemplu, avize de însoţire a mărfii, situaţii de lucrări etc.)
• Titlurile pe termen scurt (acţiuni şi alte investiţii financiare) admise la tranzacţionare pe o piaţă reglementată se evaluează la valoarea de cotaţie din ultima zi de tranzacţionare, iar cele netranzacţionate la costul istoric mai puţin eventualele ajustări pentru pierdere de valoare.
• Titlurile pe termen lung (acţiuni şi alte investiţii financiare) se evaluează la costul istoric mai puţin eventualele ajustări pentru pierdere de valoare.
• •La fiecare dată a bilanţului elementele monetare exprimate în valută (disponibilităţi şi alte elemente asimilate, cum sunt acreditivele şi depozitele bancare, creanţe şi datorii în valută) trebuie evaluate şi prezentate în situaţiile financiare anuale utilizând cursul de schimb valutar, comunicat de Banca Naţională a României şi valabil la data încheierii exerciţiului financiar. Diferenţele de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, între cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a României de la data înregistrării creanţelor sau datoriilor în valută, sau cursul la care acestea sunt înregistrate în contabilitate şi cursul de schimb de la data încheierii exerciţiului financiar, se înregistrează la venituri sau cheltuieli din diferenţe de curs valutar, după caz.
• inchiderea conturilor de venituri şi cheltuieli
In legea contabilitatii nu se prevede obligativitatea inchiderii conturilor de venituri si cheltuieli la sfarsit de luna.
Exista companii(de regula multinationale) care opereaza inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli doar la sfarsit de an. Aceasta practica insa nu contravine cu nimic preverilor legii contabilitatii.
• repartizarea profitului. Pentru aceasta trebuie sa tinem cont de urmatoarele :
Sumele reprezentând rezerve constituite din profitul exercitiului financiar curent, în baza unor prevederi legale, se înregistreaza prin articolul contabil : 129 “Repartizarea profitului” = 106 “Rezerve”.
Profitul contabil ramas dupa aceasta repartizare se preia la începutul exercitiului financiar urmator celui pentru care se întocmesc situatiile financiare anuale în contul 117 “Rezultatul reportat”, de unde urmeaza a fi repartizat pe celelalte destinatii hotarâte de adunarea generala a actionarilor sau asociatilor, cu respectarea prevederilor legale.
Evidentierea în contabilitate a destinatiilor profitului contabil se efectueaza dupa adunarea generala a actionarilor sau asociatilor care a aprobat repartizarea profitului, prin înregistrarea sumelor reprezentând dividende cuvenite actionarilor sau asociatilor, rezerve si alte destinatii, potrivit legii.
Închiderea conturilor 121 “Profit sau pierdere” si 129 “Repartizarea profitului” se efectueaza la începutul exercitiului financiar urmator celui pentru care se întocmesc situatiile financiare anuale. Ca urmare, cele doua conturi apar cu soldurile corespunzatoare, în bilantul întocmit pentru exercitiul financiar la care se refera situatiile financiare anuale.
În contul 117 “Rezultatul reportat” se evidentiaza distinct rezultatul reportat provenit din preluarea la începutul exercitiului financiar curent, a rezultatului din contul de profit si pierdere al exercitiului financiar precedent, precum si rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile.
