Conform Legii Contabilitatii (nr.82/24 dec. 1991) ’’Orice operatiune patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ ( jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz). Ele angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, ori inregistrat in contabilitate.
Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
– denumirea documentului;
– denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;
– numarul documentului si data intocmirii acestuia;
– mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
– continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
– datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
– numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
– alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.
Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.
Potrivit normelor metodologice inscrise in ORDIN Nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile) emis de catre Ministerul Finantelor si publicat in Monitorul Oficial Nr.870 din 23 decembrie 2008, (3)În cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se mentioneze si elementele prevăzute de legislatia din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare si capitalul social, după caz.
(4) Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderouri de achizitii, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.
(5) În cazul în care documentele se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să aibă la bază contracte sau conventii civile, încheiate în acest scop, si documentul prin care se face dovada plătii, respectiv dispozitia de plată/încasare.
(6) În conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, contabilitatea se tine în limba română si în moneda natională. Contabilitatea operatiunilor efectuate în valută se tine atât în moneda natională, cât si în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.
(…)
(10) În documentele justificative si în cele contabile nu sunt admise stersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum si lăsarea de spatii libere între operatiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greúite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele documentului si se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, mentionându-se si data efectuării corecturii
