Cum arata arhiva contabila in 2024? Fizic vs electronic

Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!

Una din cele mai mari “probleme” ale antreprenorilor a fost si este inca pastrarea documentelor in arhiva. Arhiva fizica necesita un spatiu de depozitare potrivit si tinerea unei evidente a documentelor arhivate.

In contextul digitalizarii accelerate a contabilitatii lucrurile s-au simplificat mult, arhiva fizica inlocuindu-se cu arhiva electronica, mult mai usor de intretinut, insa supusa altor tipuri de riscuri.

Care sunt duratele de arhivare prevazute de lege ?

Legea contabilitatii (Legea 82/1991) prevede un termen general de pastrare in arhiva de 5 ani pentru:

• registrele de contabilitate obligatorii
• documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară
• statele de salarii.

Cei 5 ani se calculeaza insa de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar.

De exemplu durata de pastrare a documentelor aferente anului 2023 incepe de la 1 iulie 2024. Practic documentele aferente anului 2023 trebuie pastrate pana la 1 iulie 2029.

Exceptii de la durata de arhiva de 5 ani

Exista doua exceptii de la termenul standard de 5 ani prevazut pentru documentele financiar-contabile:

• Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora. De exemplu, daca am cumparat un utilaj care are o durata de viata de 10 ani, atunci va trebui sa pastrez acea factura 10 ani.

• Ca exceptie situatiile financiare, raportarile contabile intermediare, semestriale se pastreaza in arhiva timp de 10 ani.

Aceste termene se refera atat la arhiva fizica cat si la arhiva electronica.

Ce documente se pot arhiva exclusiv electronic?

Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile prevede ca entitățile au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare.Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

Asadar, legislatia prevede posibilitatea de a pastra arhiva fizic sau electronic.

În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.

Astfel, se pot arhiva electronic urmatoarele documente:

Registrele de contabilitate obligatorii

• Registrul-jurnal
• Registrul-inventar
• Cartea mare

Acestea sunt cele 3 registre obligatorii – in principal registrul jurnal este cel mai utilizat. Registrul Cartea mare in practica nu se mai utilizeaza de mult, insa este obligatoriu. Registrul inventar se completeaza o data cu inventarierea patrimoniului.

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară

In aceasta categorie se includeun numar mare de documente. Vom prezenta o lista cu cele mai intalnite documente in activitatea societatilor:

• Factura: o data cu introducerea e-Factura, facturile circula in format electronic, prin e-Factura. Documentele fizice primite nu mai au valoare. Ceea ce conteaza este documentul primit pe RO e-Factura. Aceasta face ca factura, cel mai uzual document sa poata fi arhivata electronic cu multa usurinta. Este vorba aici si de facturile emise si de facturile primite.
• Avizul de insotire a marfii
• Bonul de consum
• Bonul de transfer
• Notă de recepție și constatare de diferențe
• Dispoziție de livrare
• Chitanță
• Decont de cheltuieli
• Decizie de imputare

Statele de salarii

In cazul statelor de plata legislatia recenta a prevazut cea mai mare scadere a duratei de arhivare: de la 50 de ani la doar 5 ani.

Aceste termen redus se refera la statele de salarii pentru care angajatorul are o declaraţie informativă privind impozitul reţinut la sursă, pe beneficiari de venit -adica o declaratie 112.

Statele de plata nu mai trebuie tiparite fizic decat in situatia in care plata salariilor se face in numerar, caz in care se semneaza statul de plata ca dovada a achitarii sumelor catre angajat.

Caz particular : documentele de administrare personal : CIM, acte aditionale

In cazul documentelor de personal se pune intrebarea daca acestea se pot semna exclusiv electronic de catre angajat si angajator, astfel incat sa nu mai fie necesara tiparirea si semnarea olografa ?

Raspunsul il regasim in Codul Muncii care prevede aceasta posibilitate, insa cu respectarea a doua conditii :

a) atat angajatul cat si angajatorul sa semneze electronic. Nu este posibil ca una dintre parti sa semneze digital si alta olograf.

b)semnatura electronica sa fie calificata sau avansata.

Prevederi legale arhiva documente de personal

Redam mai jos un extras din art. 16 din Codul muncii:

Părțile pot opta să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată.

Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.

Contractele individuale de muncă și actele adiționale încheiate prin utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, precum și înscrisurile/ documentele din domeniul relațiilor de muncă se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, și vor fi puse la dispoziția organelor de control competente, la solicitarea acestora.

Angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă.

La încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică, în condițiile prezentei legi.

Ce se va intampla la controale ITM? Prezentam documentele electronic?

Codul muncii precizeaza expres ca organele de control competente au obligația de a accepta, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile/documentele din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă încheiate în format electronic, cu semnătura electronică, potrivit legii, fără a le solicita și în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătura electronică pot fi transmise în format electronic și anterior efectuării controlului.

Ce este semnatura electronica calificata sau avansata?

Noțiunile de semnătură electronică, semnătură electronică avansată, semnătură electronică calificată și sigiliul electronic au înțelesul dat de dispozițiile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE.

Conform acestui regulament:

• semnătură electronică înseamnă date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna;
• semnătură electronică avansată înseamnă o semnătură electronică ce îndeplinește cerințele de mai jos:

            (a) face trimitere exclusiv la semnatar;
            (b) permite identificarea semnatarului;
            (c) este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de incredere, exclusiv sub controlul său; și
            (d) este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

• semnătură electronică calificată înseamnă o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice;

In concluzie, reglementarile actuale permit arhivarea exclusiv electronica, cu respectarea anumitor conditii. Aceasta usureaza foarte mult procesul administrativ, costul cu depozitare si reduce costurile cu imprimarea documentelor insa ridica alte probleme cum ar fi cele legate de securitatea pastrarii datelor costuri sau costuri de stocare a datelor.