Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea unei facturi, indiferent că este pe suport hârtie sau în format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârșitul perioadei de stocare a facturii. Fiecare persoană impozabilă stabilește modul de garantare a autenticității originii, a integrității conținutului și a lizibilității facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pistă fiabilă de audit între o factură și o livrare de bunuri sau prestare de servicii.
“Autenticitatea originii” înseamnă asigurarea identității furnizorului sau a emitentului facturii. “Integritatea conținutului” înseamnă că nu a fost modificat conținutul impus în conformitate cu prezentul articol.
Asigurarea autenticității originii facturii, este obligația atât a furnizorului/prestatorului, cât și a beneficiarului, persoane impozabile. Fiecare în mod independent trebuie să asigure autenticitatea originii. Furnizorul/Prestatorul trebuie să poată garanta că factura a fost emisă de el sau a fost emisă în numele și în contul său, de exemplu, prin înregistrarea facturii în evidențele sale contabile. Beneficiarul trebuie să poată garanta că factura este primită de la furnizor/prestator sau de la o altă persoană care a emis factura în numele și în contul furnizorului/prestatorului, în acest sens putând opta între verificarea corectitudinii informațiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului menționat pe factură și asigurarea identității acestuia sau a persoanei care a emis factura în numele și în contul furnizorului/prestatorului. Verificarea corectitudinii informațiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului menționat pe factură presupune asigurarea din partea beneficiarului că furnizorul/prestatorul menționat pe factură este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se referă factura. În scopul îndeplinirii acestei obligații, beneficiarul poate aplica orice control de gestiune care să permită stabilirea unei piste fiabile de audit între factură și livrare/prestare. Asigurarea identității presupune garantarea de către beneficiar a identității furnizorului/prestatorului sau a persoanei care a emis factura în numele și în contul acestuia, de exemplu, prin intermediul unei semnături electronice avansate ori prin schimb electronic de date, și asigurarea că furnizorul/prestatorul menționat pe factură este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se referă factura.
Integritatea conținutului unei facturi trebuie asigurată atât de furnizor/prestator, cât și de beneficiar, dacă acesta este persoană impozabilă. Fiecare în mod independent poate să aleagă metoda prin care să își îndeplinească această obligație sau ambii pot conveni să asigure integritatea conținutului, de exemplu, prin intermediul unei tehnologii precum EDI sau prin semnătură electronică avansată. Persoana impozabilă poate să aleagă să aplice, de exemplu, controale de gestiune care să creeze o pistă fiabilă de audit între factură și livrare/prestare sau tehnologii specifice pentru asigurarea integrității conținutului facturii. Integritatea conținutului unei facturi nu are legătură cu formatul facturii electronice, factura putând fi convertită de către beneficiar în alt format decât cel în care a fost emisă, în vederea adaptării la propriul sistem informatic sau la schimbările tehnologice ce pot interveni de-a lungul timpului. În situația în care beneficiarul optează pentru asigurarea integrității conținutului prin folosirea unei semnături electronice avansate, la convertirea unei facturi dintr-un format în altul, trebuie să se asigure trasabilitatea modificării. În sensul prezentelor norme, prin formă se înțelege tipul facturii, care poate fi pe suport hârtie sau electronic, iar formatul reprezintă modul de prezentare a facturii electronice.
Lizibilitatea unei facturi, înseamnă că factura trebuie să fie într-un format care permite citirea de către om. Lizibilitatea trebuie asigurată din momentul emiterii/primirii până la sfârșitul perioadei de stocare, atât de furnizor/prestator, cât și de beneficiar. Factura trebuie prezentată astfel încât conținutul să fie ușor de citit, pe hârtie sau pe ecran, fără a necesita o atenție ori o interpretare excesivă. Pentru facturile electronice, această condiție se consideră îndeplinită dacă factura poate fi prezentată la cerere într-o perioadă rezonabilă de timp, inclusiv după un proces de conversie, într-un format care permite citirea de către om pe ecran sau prin tipărire. Persoana impozabilă trebuie să asigure posibilitatea verificării corespondenței dintre informațiile din fișierul electronic original și documentul lizibil prezentat. Lizibilitatea unei facturi electronice din momentul emiterii până la sfârșitul perioadei de stocare poate fi asigurată prin orice mijloace, însă utilizarea semnăturii electronice avansate sau EDI nu este suficientă în acest scop.
Controlul de gestiune înseamnă procesul prin care persoana impozabilă garantează în mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea conținutului facturii și lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii până la sfârșitul perioadei de stocare. Controlul de gestiune trebuie să corespundă volumului/tipului de activitate a persoanei impozabile, să ia în considerare numărul și valoarea tranzacțiilor, precum și numărul și tipul de furnizori/clienți și, după caz, orice alți factori relevanți. Un exemplu de control de gestiune este reprezentat de corelarea documentelor justificative.
Pista fiabilă de audit, trebuie să ofere o legătură verificabilă între factură și livrarea de bunuri sau prestarea de servicii. Persoana impozabilă poate alege metoda prin care demonstrează legătura dintre o factură și o livrare/prestare.
