Decontarile cu angajatii firmei imbraca fie forma platii drepturilor salariale, fie a deconturilor de cheltuieli pe care acestia le antreneaza in numele firmei.
I.Procedura si monografia
Pentru decontarea cheltuielilor antrenate de angajati procedura de regula este urmatoarea:
1.Acordarea unui avans catre angajati
De regula angajatii estimeaza suma necesara platilor care urmeaza a fi angajate in numele firmei pe parcursul unei delegatii si solicita acordarea avansului inainte de plecare:
Presupunem ca un angajat solicita 440 lei avans delegatie. Monografia contabila este:
| 542 | Avansuri de trezorerie/angajat x | = | 5311/5121 | Casa in lei/Conturi la banci in lei | 440 |
2.Prezentarea decontului de cheltuieli
La intoarcerea din delegatie angajatul prezinta decontul de cheltuieli si documentele justificative – presupunem ca se deconteaza 2 bonuri de taxi in valoarea de 300 lei si cazare in valoare de 400 lei (firma este neplatitoare de TVA):
| % | = | 542 | Avansuri de trezorerie | 700 | |
| 624 | Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal | 300 | |||
| 625 | Cheltuieli cu deplasări, detașări și transferuri | 400 |
In functie de durata deplasarii se poate acorda si diurna.
3. Plata/restituirea diferentei
In exemplul dat, angajatului trebuie sa i se mai restituie suma de 360 lei:
| 542 | Avansuri de trezorerie/angajat x | = | 5311/5121 | Casa in lei/Conturi la banci in lei | 360 |
II.Modalitati de decontare
Toata procedura de decontare implica de regula doua transferuri – la acordarea avansului si la regularizarea diferentei la intoarcerea din delegatie, cand fie angajatul fie firma trebuie sa restituie diferenta.
Decontarile pot fi – fie in numerar (cu respectarea plafoanelor impuse de L 70/2015) ceea ce presupune intalnirea cu angajatul pentru predarea cash-ului, fie prin banca, ceea ce presupune operarea si asteptarea procesarii platilor daca utilizam aplicatiile de internet banking.
Exista insa si o treia solutie, mult mai rapida, care rezolva cu usurita decontarile cu angajatii, mai ales in situatii limita, cand au nevoie urgenta de bani. Volt este prima aplicatie romaneasca de transfer de bani instant intre oricare doua carduri diferite (inclusiv Revolut).
Daca utilizezi Volt ai urmatoarele beneficii :
1.rapiditatea cu care poti transfera banii : de cele mai multe ori angajatii se afla pe traseu si au nevoie urgenta de bani, astfel ca ar fi dificil sa astepte procesarea decontarilor bancare. Prin aplicatie, este posibil ca utilizatorul (ex. salariatul care a ramas fara bani) sa ceara o suma de bani de la un alt utilizator, sau sa solicite avansul de deplasare direct din aplicatie.
2.In contextul pandemiei, permite evitarea decontarilor in numerar. Se poate transfera o suma de bani catre oricine, indiferent daca destinatarul are sau nu instalata aplicatia. Daca destinatarul nu are aplicatia instalata, acesta va fi notificat prin SMS, iar banii vor fi virati in contul lui imediat dupa ce acesta descarca aplicatia.
Pe de alta parte, fiecare utilizator Volt poate crea un grup in care sa includa mai multi utilizatori Volt, grup in cadrul caruia vor putea cere sau trimite bani. Astfel se vor putea colecta bani de la tot grupul pentru diferite ocazii sau se va putea imparti nota de plata de la restaurant. Fiecare grup este unit printr-un chat comun in aplicatie, deci utilizatorii pot discuta detalii chiar in aplicatie.
- usurinta cu care poate fi utilizata aplicatia: practic transferul banilor se face doar pe baza numarului de telefon asociat unui cont in aplicatie , fara sa fie nevoie de OP-uri sau sa stii IBAN-ul).
- banii se transfera instant, la orice ora, fara a tine cont de programul bancilor, asadar angajatul care se afla intr-o situatie limita poate fi ajutat imediat.
- poti urmari usor istoricul platilor efectuate, astfel ca inregistrarea in contabilitate este usor de realizat.
Iata si cateva precizari tehnice:
- transferurile prin Volt se pot face atat pentru carduri Mastercard cat si Visa.
- aplicatia este disponibila atat pentru dispozitivele Android, cat si pentru iOS.
- utilizatorul poate introduce in aplicatie mai multe carduri proprii si poate tranzactiona intre acestea cu zero comision.
Practic, tot ce trebuie sa faci este sa instalezi aplicatia pe telefon si sa setezi un card de pe care se vor efectua tranzactiile.
Pasii prin care faci transferul sunt :
- alegi optiunea Transfera din meniul principal
- alegi din lista persoana dorita
- introduci suma si apesi butonul Transfera.
Termene limita
Legislatia nu prevede un termen limita pana la care angajatii intorsi din delegatie trebuie sa depuna documentele justificative sau sa restiuie diferente, dar acest lucru se poate stabili prin procedurile interne ale firmei. In plus, daca se deconteaza facturi purtatoare de TVA, trebuie sa se tina cont de termenele de depunere a declaratiilor de TVA.
Mai trebuie tinut cont de prevederile O 1802/2014 care prevede la functionalitatea contului 542 Avansuri de trezorerie , ca in creditul contului se inregistreaza pe langa altele si sumele reprezentand avansuri de trezorerie, nedecontate pana la data bilantului in corespondenta cu conturile 461 Debitori diversi si 4282 Alte creante in legatura cu personalul.
Mai mult, la punctul 306 din Ordin se mentioneaza ca :
(1) Sumele in numerar, puse la dispozitia personalului sau a tertilor, in vederea efectuarii unor plati in favoarea entitatii, se inregistreaza distinct in contabilitate (contul 542 “Avansuri de trezorerie”, respectiv contul 461 “Debitori diversi”, in cazul tertilor).
(3) Sumele reprezentand avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii si nedecontate pana la data bilantului, se evidentiaza in contul de debitori diversi (461 “Debitori diversi”) sau creante in legatura cu personalul (4282 “Alte creante in legatura cu personalul”), in functie de natura creantei.
Asadar, la final se an se face o analiza a soldului contului 542 si se defalca pe cele 2 categorii :
- apartinand tertilor – de exemplu administratorului;
- apartinand personalului
in functie de care se fac notele de reclasificare:
| 461 | Debitori diversi | = | 542 | Avansuri de trezorerie |
sau
| 4282 | Alte creante in legatura cu personalul | = | 542 | Avansuri de trezorerie |
