Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Companiile pot avea un calendar al inchiderii de an diferit, in functie de tipul de companie si de procedurile interne ale fiecareia.
Iata cateva exemple:
a) unele subsidiare din Romania ale unor multinationale efectueaza inchiderea anului fix in ultima zi a anului (sau a perioadei fiscale) ceea pe pune o presiune destul de mare asupra departamentelor contabile in vederea colectarii tuturor documentelor si a inregistrarii tranzactiilor.
De regula, astfel de companii raporteaza pe bursele externe si au un termen relativ scurt pentru consolidarea tuturor entitatilor din grup.
Datorita situatiei in care se afla si a nevoii de eficientizare, aceste companii au un calendar al inchiderii de perioada in care se stabileste pe zile, care sunt ultimele date acceptabile pentru inregistrarea anumitor tranzactii.
Iata cum ar putea arata un astfel de calendar:
- 31 decembrie este ultima data pentru efectuarea de receptii si facturi de vanzare
- 1 ianuarie ultima zi pentru inregistrarea de cheltuieli pe anul precedent
- 2 ianuarie – ultima zi pentru inregistrarea de tranzactii pe casa si banca pe anul precedent.
Desigur ca un astfel de calendar strans are la baza 2 elemente importante:
1.automatizarile sistemelor fara de care nu ar fi posibila respectarea termenului atat de scurt
2 estimarile care devin un element cheie – fiindca de cele mai multe ori este imposibil sa detii cifrele exacte la sfarsit de perioada. De exemplu, calculul salarial exact nu se poate cunoaste fara a inregistra concediile medicale (care au termen de predare de regula la cateva zile dupa inchiderea lunii).
b) la firme mici nu exista un termen atat de strans – ele fiind in situatia de a putea efectua inregistrari pe anul precedent de regula pana la data scadentei unor declaratii care se refera la anul precedent, sau pana la data depunerii situatiilor financiare anuale.
De asemenea, la acestea pot exista presiuni de finalizare a inchiderii de perioada din partea asociatilor in vederea retragerii dividendelor. Aceasta presiune asupra repartizarii de dividende a fost partial eliberata de posibilitatea de a repartiza dividende trimestriale.
Legislatia prevede ca entitatile pot proceda la repartizarea de dividende dupa aprobarea situatiilor financiare anuale.
Termenul pentru depunerea situatiilor financiare anuale in cazul SRL-urilor este de 150 de zile de la inchiderea exercitiului. Astfel, termenul final pentru realizarea inchiderii de an, am putea spune ca un termen maxim este data depunerii situatiilor financiare anuale. Pentru anul 2019, termenul final este 29 mai 2020.
Cum te asiguri poti realiza inchiderea de an cat mai rapid?
Iata mai jos cateva sfaturi utile:
- Intocmeste un plan sau un calendar al inchiderii in care sa prezinti datele finale ale fiecarei tranzactii si un responsabil.
De exemplu:
- 31 decembrie – se efectueaza ultimele intrari- iesiri din stoc si se emit ultimele facturi de vanzare;
- 3 ianuarie – inchiderea trezoreriei (casa-banca);
- 5 ianuarie – se inregistreaza salariile;
- 6 ianuarie se fac reevaluarile;
- 7 ianuarie – calculul taxelor, samd.
2. Utilizeaza o aplicatie care sa iti automatizeze cat mai mult din acesti pasi.
De exemplu, daca utilizezi programul de contabilitate SmartBill Conta, ai urmatoarele facilitati:
- facilitatea de inchidere de luna, care te ajuta cu: inchiderea conturilor de TVA, reevaluarea soldurilor in valuta, inregistrarea amortizarii, inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli.
– descarcarea automata a contului 471- pe intreaga perioada de repartizare
– calculul automat de taxe – atat pentru microintreprinderi cat si pentru platitori de impozit pe profit:
Pentru platitorii de impozit pe profit (in al caror caz calculul este mult mai complex), aplicatia are implementate cateva calculatoare utile cum ar fi cel pentru sponsorizari:
– modulul de salarizare care este inclus in aplicatia de contabilitate si care inregistreaza automat toate notele de salarizare
– aplicatia de gestiune care, daca este conectata la aplicatia de contabilitate, duce printr-o simpla sincronizare notele contabile in contabilitate
– inventarierea stocurilor se poate face prin modulul de gestiune, apeland la dispozitive mobile telefon sau tableta.
Astfel, in prezent exista metode si aplicatii care te pot ajuta sa te incadrezi in termenul scurt de inchidere de exercitiu si mai ales, sa poti face acest lucru fara sa fie nevoie sa iti petreci sfarsitul de an la birou. Trebuie doar sa iti stabilesti procedurile proprii si sa implementezi aplicatiile potrivite.
