In marile companii se apeleaza deseori la sedinte pentru rezolvarea problemelor. Uneori sedintele sunt benefice intrucat favorizeaza comunicarea directa a tuturor celor implicati, insa se poate ajunge usor in extrema cealalta , in care , pentru orice mica problema se convoaca sedinte peste sedinte ,astfel incat timpul de lucru se pierde cu intalniri mai putin folositoare.
Care sunt costurile sedintelor ?
Exista 3 mai costuri:
• Salariile participantilor la intalniri: cu cat intalnirile sunt la nivel mai inalt, cu atat acest cost este mai ridicat pentru companie;
• Costurile locatiei : chiria(daca sediul este inchiriat) si utilitatile aferente spatiului de desfasurare;
• Alte costuri : de ex. catering-ul aferent, consumabilele utilizate: pixuri, hartie,etc.
De exemplu, daca la sedinta participa 3 manageri cu salarii medii de 5.000 lei/luna si 3 angajati cu salarii medii de 2.500 lei/luna , iar locatia este un spatiu inchiriat la 100 lei/ora si se comanda catering in valoare de 25 lei/participant, costurile medii pe ora de sedinta sunt :
-salarii : (5.000*3 + 2.500*3)/160 ore =140 lei/ora (1 luna =160 ore)
-chiria: 30 lei
-catering si consumabile : 25*6 =150 lei
Total: 320 lei /sedinta (intalnire)
Daca au loc in medie 2 intalniri/zi, care tin in medie o ora, atunci intr-un an (52 de saptamani) rezulta un cost de :320*2*5*52 = 166.400 lei
Insa in companiile mari au loc de regula mult mai multe astfel de intalniri, care dureaza mai mult de ora, ceea ce genereaza costuri considerabile.
Exista multe statistici cu privire la intalniri : unele arata ca 9 din 10 participanti nu sunt foarte atenti la ce se discuta in intalniri, altele arata ca marea majoritate a intalnirilor se deruleaza fara o pregatire prealabila si ca multi participanti isi aduc si altceva de lucru la aceste intalniri.
Daca s-ar efectua analize mai aprofudate ale costurilor pe care le genereaza intalnirile , cu siguranta ar fi eliminate cele inutile si cele neaparat necesare ar devein mai scurte si mai eficiente.
