Prevederile legislative din Codul fiscal si normele sale de aplicare arata ca persoanele impozabile pot stoca facturile emise/primite fie fizic, pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie, cu conditia sa asigure autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea acestora, conform art. 319 alin. (25) din Codul fiscal, de la momentul emiterii/primirii pana la sfarsitul perioadei de stocare.
Facturile emise/primite pe suport hartie pot fi convertite in forma electronica in vederea stocarii. Facturile emise/primite in forma electronica pot fi convertite pe suport hartie in vederea stocarii. Indiferent de forma in care este emisa/primita factura si factura stocata in forma pentru care a optat persoana impozabila se considera exemplar original.
Justificarea deducerii taxei se face numai pe baza exemplarului original al documentelor. In cazul facturilor, acestea trebuie sa contina cel putin informatiile prevazute la art. 319 alin. (20) din Codul fiscal si dovada platii, in cazul achizitiilor efectuate de catre persoanele impozabile care aplica sistemul TVA la incasare, respectiv de catre persoanele impozabile care achizitioneaza bunuri/servicii de la persoane impozabile care au aplicat sistemul TVA la incasare.
Persoanele impozabile care opteaza pentru stocarea electronica a facturilor au obligatia sa stocheze prin mijloace electronice si datele ce garanteaza autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor.
La solicitarea organelor de inspectie fiscala trebuie asigurata traducerea in limba romana a facturilor primite/emise.
Stocarea facturilor – in format fizic sau electronic este un proces mai complicat la societatile cu un numar foarte mare de facturi.
Utilizatorii programului de facturare SmartBill pot sa isi exporte in format electronic facturile emise printr-o operatiune simpla.
Se acceseaza Documente emise ->Facturi :
Se bifeaza: Selecteaza toate documentele:
Se alege apoi exporta pdf :
Ca urmare aplicatia va genera un singur fisier pdf in care fiecare factura apare pe o pagina distincta.
Este o modalitate foarte rapida de arhivat comparativ cu situatia in care fiecare factura ar trebui sa fie generata manual.
Facturile se pot salva in format electronic si selectiv, in functie de anumit client, de data sau de alti parametri.
Aceasta metoda de export permite si tiparirea foarte usoara in situatia in care entitatea opteaza pentru listarea acestora, fiindca nu mai trebuie deschis si tiparit fiecare document individual.
Desigur, ca oricand din aplicatie, orice document emis poate fi generat automat,individual, indiferent de perioada la care se refera.
