Legislatia relevanta : Ordinul nr. 488 din 15 iunie 2009 privind procedura de verificare şi omologare a sistemelor informatice destinate operaţiunilor de emitere a facturilor în formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi, chitanţe şi bonuri fiscale în formă electronic
EMITENT: MINISTERUL COMUNICAŢIILOR ŞI SOCIETĂŢII INFORMAŢIONALE
PUBLICAT ÎN: MONITORUL OFICIAL nr. 487 din 14 iulie 2009
Data intrarii in vigoare : 14/07/2009
Acest ordin stabileşte procedura de verificare şi omologare de către Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, denumit în continuare MCSI, a sistemelor informatice destinate operaţiunilor de emitere a facturilor în formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi, chitanţe şi bonuri fiscale în formă electronică.
În înţelesul acestui ordin, următorii termeni se definesc astfel:
a) emitent al facturii în formă electronică – persoana fizică sau juridică ce emite facturi în formă electronică, în nume propriu ori în numele unor terţi;
b) sistem informatic – dispozitivul ori ansamblul de dispozitive interconectate sau aflate în relaţie funcţională, dintre care unul sau mai multe asigură prelucrarea automată a datelor cu ajutorul unui program informatic şi care este destinat operaţiunilor de emitere a facturilor în formă electronică;
c) omologare – procesul de evaluare a sistemului informatic, care are ca rezultat emiterea de către ministrul comunicaţiilor şi societăţii informaţionale a ordinului de omologare;
d) ordin de omologare – ordinul emis de ministrul comunicaţiilor şi societăţii informaţionale care atestă conformitatea sistemului informatic cu normele de securizare a informaţiei prelucrate sau arhivate, precum şi cu prevederile Legii nr. 260/2007 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice;
e) plan de securitate a sistemului informatic – documentul ce descrie totalitatea măsurilor tehnice şi administrative care sunt aplicate sistemului informatic de către emitentul facturii în formă electronică în vederea oferirii serviciului în condiţii de siguranţă.
Emitentul facturii în formă electronică are obligaţia să folosească un sistem informatic omologat de MCSI. În acest sens, acesta va înainta MCSI o cerere scrisă prin care va solicita începerea procedurii de omologare a sistemului informatic.
Emitentul facturii în formă electronică care solicită omologarea sistemului informatic are obligaţia să transmită MCSI următoarele documente, redactate în limba română:
a) cerere;
b) raportul de audit;
c) descrierea funcţională a sistemului informatic;
d) planul de securitate a sistemului informatic;
e) certificări privind securitatea sistemului informatic, acolo unde acestea există;
f) declaraţia pe propria răspundere a auditorului, prin care este exprimată independenţa sa faţă de emitentul facturii în formă electronică şi producătorul sistemului informatic auditat;
g) dacă este cazul, descrierea echipamentelor necesare realizării procesului de conversie, în situaţia în care emitentul de drept al facturii în formă electronică are un contract valabil încheiat în baza căruia beneficiază de servicii de conversie a facturilor emise pe suport hârtie în facturi în formă electronică;
h) dovada achitării tarifului de omologare.
Pe parcursul procedurii de omologare, MCSI poate solicita completarea documentaţiei, acolo unde este necesar. În acest caz, cerere este considerată realizată la data transmiterii către MCSI a documentelor solicitate.
Documentele prevăzute anterior se transmit la sediul MCSI în limba română în unul dintre următoarele moduri:
a) prin depunere, personal sau de către reprezentantul legal al solicitantului, sub luare de număr de înregistrare de la registratura MCSI;
b) printr-un serviciu poştal;
c) ca înscris în formă electronică, căruia i s-a încorporat, ataşat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat nesuspendat ori nerevocat la momentul respectiv şi generată cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii electronice.
Este considerată dată a transmiterii, după caz, data înregistrării în registrul general de intrare-ieşire a corespondenţei al MCSI, data confirmării primirii documentelor la sediul MCSI printr-un serviciu poştal cu confirmare de primire sau data confirmării primirii înscrisului în formă electronică.
Auditul este realizat de către un auditor independent faţă de emitentul facturii în formă electronică şi faţă de producătorul sistemului informatic a cărui omologare se solicită.
Ordinul de omologare este emis în termen de 30 de zile de la data transmiterii documentaţiei , în urma verificării conformităţii sistemului informatic cu cerinţele stabilite în anexe. Ordinul de omologare este valabil pe o perioadă de un an, procedura de reînnoire fiind similară cu cea de emitere.
Pe întreaga perioadă de valabilitate a ordinului de omologare, MCSI are dreptul de a efectua verificări ale sistemului informatic omologat.
MCSI are obligaţia de a păstra confidenţialitatea tuturor informaţiilor primite de la emitentul facturii în formă electronică care solicită omologarea sistemului informatic.
Persoanele care emit, transmit sau arhivează facturi în formă electronică pot externaliza aceste servicii în temeiul unui contract valabil încheiat cu un furnizor de servicii de facturare electronică, cu respectarea condiţiilor prevăzute la art. 13 din Legea nr. 260/2007.
