Incepand cu 1 iulie 2024, primirea facturilor prin sistemul RO e-Factura este obligatorie.
Mai precis primirea și înregistrarea de către destinatarul persoană impozabilă stabilită în România a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B fără respectarea obligatiei de transmitere prin e-factura se sanctioneaza cu amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.
Cum ne asiguram ca respectam aceasta prevedere?
In primul rand trebuie sa avem acces la SPV . Aici, in SPV, putem descarca fiecare factura in parte in format xml, o putem converti in format pdf ca sa o verificam si ulterior sa o inregistram in contabilitate. Este un proces mai anevoios cu mai multi pasi si cu cat numarul de facturi este mai mare cu atat procesul este tot mai complicat.
O alternativa simpla este oferita de SmartBill.
In aplicatia de Facturare si Gestiune se pot trimite facturile emise catre SPV si totodata se pot importa facturile primite prin SPV.
Astfel, administratorul sau alta persoana responsabila cu gestiunea va putea sa isi respecte atat obligatia de trimitere dar va putea totodata sa urmareasca facturile primite, sa le aprobe si apoi ele vor putea ajunge si in contabilitate .
Este important sa fie aprobate inainte de atreprenorul care angajat cheltuielile sau achizitiile, pentru a se evita inregistrarea unor facturi emise gresit de furnizori.
In felul acesta, facturile care ajung in modulul de contabilitate, prin sincronizarea datelor, vor avea aprobarea prealabila a administratorului.
Cum se face acest import?
1.Se acceseaza aplicatia de facturare si se alege – Preluare e-Facturi :
2.Dupa ce se acceseaza aceasta optiune, se vor putea vizualiza facturile primite. Ele au in prima etapa statusul Nesalvata.
Facturile primite pot fi vizualitate intr-o forma standard , se pot salva, asocia cu un document dar se pot si descarca ca e-Factura in vederea arhivarii.
Optiunea Descarca document validat permite descarcarea unui fisier in format .ZIP ce contine, in format .XML, e-Factura trimisa de furnizor si semnatura ANAF.
Ce avantaje prezinta optiunea SmartBill ?
- Facturile pot fi transmise si primite – fie pe baza certificatului calificat pe care il detine antreprenorul, fie pe baza certificatului contabilului. Daca se utilizeaza certificatul contabilului valabilitatea autentificarii este de 90 de zile. In aceasta perioada, se pot trimite facturi catree-Factura fara sa fie nevoie de nimic altceva decat butonul de transmitere.
- Descarcarea documentelor trimise cu confirmarea transmiterii dar si a documentelor primite se poate face oricand ulterior din aplicatie.
- Facturile sunt primite initial in modulul de facturare, deci ajung in primul rand la antreprenor si nu direct in contabilitate, evitandu-se astfel inregistrarea unor facturi care nu ar trebui sa fie adresate societatii respective.
- Transmiterea si primirea se face dintr-un singur click, ceea ce permite reducerea timpului de introducere a datelor.
