Un element important al verificarilor care se fac la finalul fiecarei perioade contabile este verificarea corectitudinii inregistrarii imobilizarilor.
Mai precis, evidenta imobilizarilor presupune atat inregistrarea corespunzatoare pe conturile contabile cat si evidenta si calculul amortizarii (gestiunea).
In SmartBill Conta, modulul de imobilizari este incorporat in modulul de contabilitate astfel ca informatiile inregistrate in contabilitate se pot introduce in paralel in gestiune iar calculul si inregistrarea amortizarii din gestiune se inregistreaza apoi direct in contabilitate, o data cu rularea inchiderii de luna.
La inchiderea de luna, un element al inchiderii este inregistrarea amortizarii:
O data inregistrate, notele se pot vizualiza sau se pot sterge. Daca sunt sterse acestea se pot genera oricand ulterior.
La final de luna, se verifica daca valoarea imobilizarilor din contabilitate, totalizata pe conturi contabile, se regaseste cu aceleasi totaluri in gestiune:
Pentru a face aceasta verificare, in SmartBill Conta exista un raport care face aceste reconcilieri in mod automat.
Daca aplicatia gaseste note contabile pe conturi de imobilizari care nu s-au inregistrat si in gestiune, le genereaza in acest raport.
La final, se poate verificaregistrul imobilizarilor cu balanta de verificare.
Cele mai frecvente greseli care pot sa apara sunt:
- omisiuni de inregistrare a unei imobilizari in gestiune
- inregistrarea in gestiune a amortizarii pe alt cont contabil – de exemplu, la o imobilizare inregistrata pe contul 214, amortizarea cumulata se regaseste pe contul 2814. Este posibil ca din eroare sa se seteze in gestiune ca amortizarea cumulata sa se inregistreze pe alt cont, de exemplu 2813.
- dublarea inregistrarii unei imobilizari in gestiune care duce la inregistrarea dublata a amortizarii.
Cel putin o data pe an, este obligatorie inventarierea imobilizarilor. Cel mai usor, aceasta inventariere se poate realiza daca imobilizarile sunt etichetate conform numarului alocat in registrul imobilizarilor. Cu cat numarul de imobilizari este mai mare, cu atat este mai recomandata aceasta etichetare.
In SmartBill Conta, se poate genera din registrul imobilizarilor cate o fisa pentru fiecare imobilizare. Aceasta fisa contine numarul de inventar, grupa la care a fost incadrat, data punerii in functiune, clasa din codul catalog si informatiile financiare: valoarea de intrare, amortizarea lunara, amortismentul cumulat.
