1.Serveste ca:
– dispozitie către persoana delegată să efectueze deplasarea;
– document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
– document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
– document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se întocmeste într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea, precum úi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata în numerar.
- Circulă:
– la persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare;
– la persoana care efectuează deplasarea;
– la persoanele autorizate ale unitătii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecării persoanei delegate;
– la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilindu-se diferenta de primit sau de restituit, cu luarea în considerare a eventualelor penalizări úi semnătura pentru verificare.
În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferenĠa de primit de către titularul de avans se întocmeúte
3.Dispozitie de plată către casierie.
În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenta de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispozitie de încasare către casierie;
– la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză; – la conducătorul unitătii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
- Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
- Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este următorul:
– denumirea unitătii;
– denumirea si numărul formularului;
– numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasării; stampila unitătii; semnătura conducătorului unitătii; data;
– data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecării în/din delegatie;
– ziua si ora plecării; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizări calculate; avans spre decontare;
– cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numărul si data actului, suma;
– numărul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
– semnături: conducătorul unitătii; controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, seful de compartiment, după caz; titularul de avans.
