Registrul de casa este obligatoriu pentru toate entitatile care lucreaza cu numerar.
Desigur ca teoretic poti sa nu utilizezi deloc numerar in activitatea ta, incasand si platind totul prin contul bancar, insa practic acest lucru poate sa iti creeze mici neplaceri –atunci cand ai achizitii de efectuat cu plata in numerar pe loc.
In cazul in care utilizezi registrul de casa, este bine sa cunosti urmatoarele lucruri:
1.Nu exista un plafon al sumei pe care o poti lasa in casieria unitatii. Poti lasa oricat, insa cu cat suma este mai mare cu atat te expui unui risc mai mare de frauda sau furt si unor cheltuieli crescute cu securitatea locului (angajarea unei firme de paza, montarea de dispozitive de alarma, camera video,etc). De aceea, unele entitati care incaseaza in cursul zilei sume mari de numerar opteaza pentru un serviciu de colectare a numerarului de catre o unitate bancara care va prelua seara surplusul in conditii de siguranta si il va depozita banca.
2.Daca ai operatiuni zilnice cu numerar, tot zilnic va trebui sa completezi registrul de casa.
Daca utilizezi Smart Bill si introduci toate tranzactiile – emiti facturile si chitantele si operezi platile, vei constata ca registrul de casa se genereaza automat si il poti obtine oricand- dupa fiecare tranzactie sau la finalul zilei. Aplicatia este gazduita in cloud, astfel ca poti sa il generezi practic de oriunde ai acces la internet. In principal acest lucru este avantajos in relatia cu contabilul, fiindca acesta se poate conecta si extrage rapoartele fara a fi nevoie de o intalnire.
3.La sfarsitul fiecarei zi se stabileste soldul de casa, care se preia ca sold initial la inceputul zilei urmatoare.
Daca utilizezi pentru prima data Smart Bill poti prelua soldul initial de la care se calculeaza automat si soldurile din rapoartele viitoare.
4.In ce priveste continutul registrului de casa (in lei sau valuta), forma acestuia este reglementata in O 2634/2015 si prevede urmatoarele elemente:
- nr.crt;
- nr.act casa;
- nr.anexe;
- explicatii;
- incasari;
- plati.
In Smart BILL poti sa configurezi modul de afisare, prin selectarea afisarii unor campuri in plus: tipul operatiunii si/sau denumirea beneficiarului.
5.Restrictii la tranzactiile cu numerar
Un lucru foarte important pe care trebuie sa il cunosti este faptul ca tranzactiile cu numerar sunt supuse unor limite maximale (Legea 70/2015)
Asadar, atunci cand operezi in registrul de casa documente trebuie sa tii cont de:
Limite la incasari:
- plafon zilnic de 5.000 lei de la o persoana (cu exceptia magazinele de tipul cash and carry la care limita unui plafon zilnic este de 10.000 lei de la o persoana)
Limite la plati:
- plafon zilnic de 5.000 lei/persoana si nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi (exceptie : plati catre magazinele de tipul cash and carry care sunt in limita unui plafon zilnic total de 10.000 lei)
Limite la avansuri pentru decontare:
- plati din avansuri spre decontare, in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoana care a primit avansuri spre decontare.
Sunt interzise:
- incasarile fragmentate in numerar de la beneficiari pentru facturile a caror valoare este mai mare de 5.000 lei si, respectiv, de 10.000 lei, in cazul magazinelor de tipul cash and carry, precum si fragmentarea facturilor pentru o livrare de bunuri sau o prestare de servicii a caror valoare este mai mare de 5.000 lei, respectiv de 10.000 lei.
- platile fragmentate in numerar catre furnizorii de bunuri si servicii pentru facturile a caror valoare este mai mare de 5.000 lei si, respectiv, de 10.000 lei, catre magazinele de tipul cash and carry.
Cum poti sa verifici ca ai respectat aceste cerinte?
Iata o solutie la indemana in Smart BILL:
- poti sa exporti in excel registrul de casa pe zile:
si :
-sa filtrezi suma incasarilor si respectiv platilor pentru a determina tranzactiile care depasesc 5.000 lei. Pe acestea ar trebui sa le analizezi individual;
-sa verifici ca totalul platilor nu depaseste 10.000 lei/zi
- poti sa exporti registru de casa pe o perioada mai mare, de cateva luni si sa verifici prin filtrare tranzactiile cu acelasi partener in scopul de a indentifica daca nu exista cumva tranzactii fragmentate.
