Dupa ce am discutat despre avantajele unei solutii de transfer a gestiunii in Cloud si am testat posibilitatea de a introduce o nota de receptie dintr-o singura fereastra (despre care poti citi mai multe aici), iata o noua provocare : verificarea modului in care o aplicatie de gestiune a stocurilor poate sa integreze corectiile intr-un flux simplu de urmat si rapid, chiar si in cele mai presante situatii cum ar fi cea in care in fata ta asteapta mai multi clienti grabiti.
Aplicatia testata este cea furnizata de Smart Bill, companie care asigura programe de facturare si gestiune gazduite in Cloud.
Sa delimitam mai intai notiunile :
Retururile reprezinta restituirea produselor cumparate de catre clienti, din diferite motive: produse cu defecte, produse care nu corespund asteptarilor clientilor, sau chiar fara nici un motiv.
Stornarile sunt corectii ale unor inregistrari precedente. Pot sa fie facturi de storno, stornari de note contabile, etc.
Sa presupunem ca in aplicatia de gestiune Smart Bill , dorim sa facem un retur unui furnizor, dintr-un anumit produs x.
Cum procedam ?
Mai intai vom introduce o nota de receptie pentru produsul respectiv :
Chiar din aceasta fereastra, daca dorim sa inregistram un alt retur, pentru o receptie mai veche de la un furnizor, putem face acest lucru accesand Optiuni receptie .
Apoi alegem receptiile disponibile spre stornare care se deschid in fereastra imediat urmatoare.
Un aspect foarte important de remarcat este ca poti alege exact ce produse vrei sa returnezi. Acest fapt aduce doua mari avantaje :
- pe de o parte, daca ai un NIR cu foarte multe produse si din el vrei sa returnezi doar doua de exemplu, in filtrari poti specifica exact produsele respective iar pe NIR-ul storno vor fi aduse doar acele doua produse;
- pe de alta parte, daca ai o cantitate dintr-un produs care a fost receptionata treptat, in decursul unei perioade mai indelungate si pe baza mai multor NIR-uri, iar returul se va face de pe multe NIR-uri, poti face si acest lucr. Iata cum : selectezi NIR-urile, specifici produsul iar pe storno vor fi aduse pozitiile cu produsul selectat, de pe toate NIR-urile bifate. Un real ajutor este ca in dreptul fiecarui produs este trecut ca si comentariu numarul documentului de pe care se face storno-ul.
Revenind la fluxul anterior, dupa alegerea documentului se salveaza operatiunea iar rezultatul va fi inregistrarea receptiei mai vechi selectate cu semnul “-“.
Se pot storna pozitii sau valori, integral sau partial.
Utilizatorul are toata informatia la indemana, nu este constrans pe anumite fluxuri standard.
Partea frumoasa este ca in urma acestei operatiuni se genereaza separat nota de receptie pentru produsele nou intrate:
dar si un document separat pentru returul de bunuri, document care nu este prevazut in nomenclatorul de documente financiar contabile dar care este util in gestiunea interna pentru evidenta acestor operatiuni.
Un alt ajutor pe care il remarcam este posibilitatea de a storna sau anula receptia chiar si din forma de vizualizare.
De aici se poate anula, modifica, storna sau sterge .
O alta varianta de corectie este din meniul dedicat : Vanzari si achizitii , asa cum se poate observa mai jos :
Asadar:
- efortul de a face modificari pe documente si inregistrari deja existente este minim fiindca in orice fereastra ai butoane de optiuni care conduc exact la urmatorul pas dorit.
- poti sa faci o stornare avand mai multe cai, adaptate in pagina in care te afli.
- ai in permanenta optiuni ceea ce iti creeaza confort in utilizare.
Toate aceste modificari operate in gestiune le poti vedea in timp real –daca de exemplu un coleg de a biroul din Constanta opereaza 3 retururi care modifica stocul disponibil, tu, la intalnirea din Bucuresti vei putea stii care este stocul nou doar logandu-te in aplicatie.
