Societatile de contabilitate trebuie gestioneze pe langa contabilitatea efectiva pentru clientii lor, si o serie de sarcini administrative, precum:
- gestionarea contractelor cu clientii
- facturarea serviciilor prestate
- arhivarea documentelor
- comunicarea sumelor de plata catre clienti
- monitorizarea Spatiului privat virtual pentru a verifica fisele rol, a primi diverse notificari de la ANAF si multe altele.
Automatizarea acestor procese nu doar ca reduce volumul de munca manuala, dar si minimizeaza riscul de erori si intârzieri.
In SmartBill Conta exista modululManager Conta care face tocmai acest tip de automatizare prin cele 5 facilitati pe care le ofera:depunere declaratii, acceseaza SPV, sume de plata, raportari si documente clienti.
- In zona de depunere declaratii se pot seta termenele de depunere a declaratiilor, are loc depunerea propriu zisa a declaratiilor cu urmarirea statusului pentru fiecare declaratie in parte
● In zona de acces in SPV se pot face urmatoarele operatiuni:
- se pot solicita la ANAF diverse documente precum: fise ROL, notificari, somatii, diverse alte documente, pentru mai multe firme;
- se poate vizualiza un rezumat al datoriilor ce poate fi descarcat in format PDF si XLS.
- se pot primi extrasele de cont din trezorerie
● In sectiunea Suma de plata se prezinta un rezumat al obligatiilor de plata catre trezorerie care rezulta din declaratiile importate in meniul Declaratii/Depunere declaratii, pentru o anumita luna si va afisa totalurile in functie de tipul datoriei. Sunt preluate sume din declaratiile 100, 101, 112, 300 si 301.
● Sectiunea Raportari este o comunicare catre clienti a diferite informatii financiare.
Se pot transmite Statele de salarii, Fluturasii, Sumele de plata la buget, Balanta, Indicatori.
In sectiunea Indicatori sunt prezentate venituri lunare, cheltuieli lunare, clienti neincasati, furnizori neplatiti, casa, Impozite si contributii.
Un aspect foarte util este ca aplicatia prezinta atentionari in cazul unor solduri care trebuie verificate:
- Nu in ultimul rand, in sectiunea documente clienti se pot incarca in aplicatie contracte, certificate de inregistrare fiscala si altele, ca fisiere de tip PDF, DOC, DOCX, ODT etc. In acest fel societatile de contabilitate au la indemana toate documentele necesare si posibilitatea de a le descarca la nevoie.
Operatiunile care se pot face sunt:
- adaugare de contracte/documente noi
- urmarirea statusului contractelor
- editarea contractelor existente
- vizualizarea documentelor
- stergere documentelor
- rezilierea contractelor
- adaugarea documentelor.
Automatizarea proceselor de gestionare a documentelor clientilor, accesul in SPV si depunerea declaratiilor fiscale reprezinta un pas esential pentru eficientizarea activitatii firmelor de contabilitate. Implementarea unor solutii digitale moderne nu doar ca reduce timpul alocat acestor sarcini, dar si elimina riscul de erori umane.
