In “limbajul” gestiunii pentru acest doua notiuni intalnim diverse variante :
- Gestiune en-detail sau en-gros;
- Gestiune la pret cu amanuntul sau cu ridicata;
- Gestiune de tip magazin sau de tip depozit;
- Gestiune cu amanuntul sau cu ridicata, sau alte variante.
Iata cateva aspecte care diferentiaza gestiunile cantitativ-valorice de cele global-valorice:
| Gestiunea cantitativ-valorica | Gestiunea global-valorica |
| Bunurile sunt evaluate la cost de achizitie | Bunurile sunt evaluate la pret de vanzare
|
| Potrivita atat pentru magazine cat si depozite | Potrivita pentru magazine mici. Metoda global valorica nu este obligatorie pentru magazine – este doar o alternativa la metoda cantitativ valorica. |
| Flexibila | Inflexibila |
| Utila atat pentru gestiunea marfurilor, materiilor prime, consumabilelor. | Utilitatea este maxima in cazul produselor numeroase care se ruleaza rapid si la care marjele sunt similare. |
| Verificarea corectitudinii inregistrarilor din evidenta de la locurile de depozitare si din contabilitate se efectueaza prin punctajul periodic dintre cantitatile operate in fisele de magazie și cele din fisele de cont analitic din contabilitate. | Contabilitatea analitica a marfurilor se tine global-valoric, atat la gestiune, cat si in contabilitate, iar verificarea concordantei inregistrarilor din evidența gestiunii si din contabilitate se efectueaza numai valoric, la perioade stabilite de unitate. |
In aplicatia de gestiune furnizata de Smart Bill, compania care asigura solutii de gestiune si facturare gazduite in cloud , aceste diferente sunt setate in etapa de definire a gestiunilor.
La configurarea aplicatiei, se poate intra in meniul Nomenclatoare si se pot defini gestiunile asa cum se vede mai jos. Este important de precizat ca daca o gestiune nu a fost definita anterior si se doreste introducerea unui document pentru acea gestiune, acest lucru se poate face si direct din fereastra in care se introduce acel document.
Apoi, se stabilesc detaliile gestiunii, respectiv : denumirea, adresa, gestionarul si mai ales tipul gestiunii:
- cantitativ-valorica sau
- global-valorica
cu mentionarea pentru fiecare din ele a cateva detalii privind functionarea.
O data gestiunile definite, aplicatia Smart Bill propune automat pasul urmator : importul stocurilor.
Poti opta pentru a prelua stocul initial (in caz ca exista ) sau poti trece peste acest pas.
Daca decizi ca poti sa faci importul (adica ai un stoc de bunuri in gestiunea respectiva care a fost inventariat si verificat), poti sa folosesti datele de la inventariere pentru a efectua un import automat.
Se pregateste un fisier excel in formatul propus de aplicatia Smart Bill (un model se poate descarca direct din fereastra de import, asa cum se poate observa mai jos ). Se completeaza datele si apoi se acceseaza butonul Import.
Este o operatiune care se desfasoara repede – presupune doar sa ai datele pregatite pentru import.
Cum difera in aplicatia Smart Bill introducerea notelor de receptie in cele doua cazuri ?
1.In primul caz, al unei gestiuni de tip cantitativ-valoric, se solicita introducerea cantitatii si pretului de achizitie pentru bunurile receptionate:
2.In cazul al doilea, al gestiunii global -valorice se solicita pe langa introducerea informatiilor privind cantitatea primita si pretul de achizitie si a celor legate de pretul de vanzare.
Smart Bill gestiune permite listarea unui formular complex de nota de receptie care sa cuprinda inclusiv calculul adaosului comercial, a pretului de vanzare fara TVA, a TVA-ului aferent adaosului si total de pe factura, asa cum se vede mai jos .
Aceste informatii vor usura munca contabililor care nu vor mai trebui sa calculeze manual aceste detalii de pe fiecare document primit spre inregistrare.
Toata informatia este disponibila la o prima citire a documentului.
Tot legat de gestiune, este importanta gestionarea transferurilor intre gestiuni de tipuri diferite : depozit -> magazin si magazin ->depozit.
Daca se efectueaza transfer din depozit ->magazin pentru un produs care nu are setat pretul de vanzare, Smart Bill solicita completarea acestui camp in vederea efectuarii transferului :
Pentru transferuri din gestiuni magazin in gestiuni depozit nu mai este necesar acest lucru, fiindca informatiile privind pretul de achzitie sunt deja introduse o data cu NIR-ul.
