Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
- Documentele utilizate
Ordinele de deplasare se intocmesc de catre angajatii care pleaca intr-o deplasare si antreneaza cheltuieli in numele firmei.
Actul legislativ care reglementeaza formatul acestui document este O 2634/2015. Potrivit acestuia, ordinul de deplasare este documentul care serveste drept:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii;
- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Modelul documentului este prezentat mai jos :
Chiar daca prin intermediului deconturilor nu se ruleaza de regula sume foarte importante ca valoare, evidenta deconturilor pe fiecare angajat poate deveni o activitatea mare consumatoare de timp.
De aceea, in SmartBill Conta, acesta activitate este reflectata printr-o optiune separata, in cadrul modulului de casa si banca.
2. Cine are responsabilitatea intocmirii ordinului de deplasare?
Ordinul de deplasare se intocmeşte pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.
Asadar, angajatul trebuie sa intocmesca decontul si sa anexeze toate documentele justificative pe care apoi sa le predea la contabilitate.
3. Cum faci sa reflecti facturile in jurnalul de achizitii ?
Facturile care au fost atasate decontului trebuie sa se reflecte in jurnalul de achizitii.
Daca utilizezi SmartBill Conta solutia este simpla: mai intai inregistrezi facturile ca achizitii, iar apoi, cand introduci decontul de cheltuieli, alegi doar contul 401 cu analiticului furnizorului respectiv, selectezi factura si prin decont se inregistreaza plata.
Iata de exemplu o factura de cazare inregistrata de un platitor de TVA cu TVA la incasare.
In momentul in care se preda decontul la contabilitate, se introduce contul 401 cu analiticul respectivului furnizor si se alege factura disponibila. In felul acesta se inchide contul 401, iar decontul nu va mai reflecta cheltuiala, aceasta fiind inregistrata in momentul inregistrarii facturii:
4. Plafoanele la incasari si plati in numerar se aplica in cazul deconturilor?
Legea 70/2015 prevedere ca plati din avansuri spre decontare se pot face in limita unui plafon zilnic maxim de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoana care a primit avansuri spre decontare.
5. Cate zile poti lasa sumele in contul 542?
In reglementarile contabile pentru societati comerciale nu este prevazut un termen maxim pentru decontare.
Entitatea poate decide insa prin proceduri administrative proprii (ex. mentionare in regulamentul intern) un termen pentru inchiderea avansurilor. In raportul de deconturi din SmartBill poti vedea in orice moment, pentru fiecare decont, restul de plata.
6. Ce obligatii ai la final de an in ce priveste soldul contului 542?
O 1802/2014 prevede in sectiunea in care detaliaza functionalitatea contului 542 Avansuri de trezorerie, ca in creditul contului se inregistreaza pe langa altele si sumele reprezentand avansuri de trezorerie, nedecontate pana la data bilantului in corespondenta cu conturile 461 Debitori diversi si 4282 Alte creante in legatura cu personalul.
Punctul 306 din Ordin mentioneaza la alin. (3) ca sumele reprezentand avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii şi nedecontate pana la data bilantului, se evidentiaza in contul de debitori diverşi (461 “Debitori diverşi”) sau creante in legatura cu personalul (4282 “Alte creante in legatura cu personalul”), in functie de natura creantei.
Asadar, la final se an se face o analiza a soldului contului 542 si se fac reclasificarile necesare.
In SmartBill Conta poti utiliza raportul de deconturi pentru a analiza foarte usor componenta soldului si pentru a putea face eventualele reclasificari necesare.
7. Documente adiacente: dispozitia de incasare si plata
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeşte Dispozitie de plata catre casierie. In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie.
In modulul de deconturi de la SmartBill Conta poti opera atat separat cat si impreuna – avansurile de trezorerie si decontarea cheltuielilor.
La fiecare tranzactie se genereaza automat nota contabila care poate fi vizualizata in fereastra urmatoare. Se poate opta si pentru a nu se mai afisa notele contabile, daca utilizatorul doreste acest lucru.
In SmartBill Conta poti opera platile si cu note contabile diverse – iar partea utila este ca atunci cand aplicatia recunoaste contul 542 deschide automat o fereastra din care poti alege fie un decont existent pe care sa il inchizi, fie sa introduci unul nou.
8. Alte informatii: stampila.
Stampilarea ordinului de deplasare nu mai constituie o obligatie legala de cativa ani. Cu toate acestea, firmele pot opta sa aplice stampila, ca o masura suplimentara de justificare a unei deplasari.
