Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Atunci cand esti antreprenor si doresti sa ai angajati, incepi sa te lovesti de povara zecilor de declaratii si de documente pe care trebuie sa le intocmesti si de ingrijorarea de a nu uita vreuna/vreunul din ele, fiindca amenzile te pandesc la tot pasul. Iata o scurta trecere in revista a pasilor pe care trebuie sa ii parcurgi, a documentelor si amenzilor aferente fiecarui proces, urmand ca la final sa concluzionam daca este sau nu simplu sa ai angajati.
1.Comunicarea ofertei de locuri de munca vacante
Primul pas cand ai o pozitie deschisa este comunicarea la AJOFM a ofertei de locuri de munca valabile. Sarcina mai inutila probabil ca nici nu exista – marea majoritate a angajatorilor au deja candidatul dorit cand bifeaza aceasta declaratie si cei mai multi nu apeleaza la serviciile AJOFM pentru gasirea de candidati. Ba mai mult, angajatorii au obligaţia să comunice şi ocuparea locurilor de muncă vacante care au fost declarate la AJOFM, în termen de o zi de la data ocupării acestora.
Am scris aici detaliat despre acest subiect Angajatorii sunt obligati sa anunte locurile de munca vacante si ocuparea acestora
Amenda? Desigur: Nerespectarea obligatiei de comunicare constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 3.000 lei la 5.000 lei.
De asemenea, angajatorii care au încadrat în muncă persoane din rândul beneficiarilor de indemnizații de șomaj au obligația de a anunța în termen de 3 zile agențiile pentru ocuparea forței de muncă la care aceștia au fost înregistrați. Nerespectarea se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.
2.Daca esti la primul angajat, trebuie sa obtii de la ITM parola pentru a putea transmite REVISAL
Obtinerea parolei de acces pentru transmiterea Revisal NU se poate realiza online. Astfel ca va trebui sa te deplasezi la ITM si sa soliciti in baza unui set de documente aceasta parola.
3.Depunerea imputernicirii privind transmiterea REVISAL la ITM
HG 905/2017 prevde ca angajatorii pot contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în registru prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori care își desfășoară activitatea în condițiile prevederilor legale în vigoare, inclusiv ale prevederilor privind protecția datelor cu caracter personal.Completarea și transmiterea datelor în registru se realizează de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajatori și de către prestatorii externi.
Un alt act normativ (Ordinul nr. 1918/2011) prevede ca in vederea inregistrarii prestatorilor de servicii la Inspectoratele Teritoriale de Munca, angajatorii au obligatia de a informa in scris inspectoratele teritoriale de munca despre incheierea contractului cu prestatorul cu care a contractat serviciul de completare si transmitere a registrului. Informarea inspectoratului teritorial de munca se va efectua in termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari de servicii.
Despre aceasta procedura am scris detaliat aici: Notificarea ITM-ului privind externalizarea activitatii de depunere Revisal – procedura
Constituie contraventie completarea registrului de catre alte persoane decat cele nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator si se sanctioneaza cu amenda intre 3.000 si 6.000 lei.
4.Intocmirea si declararea la timp a contractului de munca
Intocmirea si declararea la timp a contractului de munca este un lucru firesc in procesul de angajare.
Exista o lista intreaga de amenzi in ce priveste transmiterea REVISAL.
Daca nu ai transmis la timp contractul de munca in REVISAL, adica cel tarziu in ziua anterioara inceperii, amenda este cuprinsa intre 5.000 lei la 8.000 lei.
Primirea la muncă a uneia sau a mai multor persoane fără transmiterea elementelor contractului individual de muncă în registrul general de evidență a salariaților cel târziu în ziua anterioară începerii activității, cu amendă de 20.000 lei pentru fiecare persoană astfel identificată, fără a depăși valoarea cumulată de 200.000 lei.
Atentie la fisele de post: trebuie întocmite adecvat activității desfășurate de către salariat.
5.Actualizarea vectorului fiscal
O data ce obligatiile fata de ITM, AJOFM au fost indeplinite urmeaza declaratiile catre ANAF. Prima este inregistrarea in vectorul fiscal a obligatiilor aferente salariilor. Se depune in acest sens declaratia 700, completand capitolul V, sectiunea D.
Termenul de depunere a declaratiei pentru aceste modificari este de 15 zile de la data producerii acestora conform art. 88 din Codul de procedura fiscala. In caz de nerespectare sanctiunea este amendă de la 1.000 lei la 5.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii şi mari şi cu amendă de la 500 lei la 1.000 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum şi pentru persoanele fizice.
6.Obligatii post angajare
Acum ca angajarea s-a produs, au fost depuse toate declaratiile, urmeaza setul doi de obligatii, cele post angajare, care constau in:
a) organizarea activitatii SSM– acestea se pot contracta contra cost de la diverse societati sau se pot realiza cu personal intern calificat. Tarifele SSM difera de la un furnizor la altul.
Trebuie sa existe si aici o documentație obligatorie SSM și PSI. În plus este obligatorie instruirea angajaților în SSM atat la angajare cat și periodic. Actul normativ care reglemeneaza obligatiile angajatorilor este Legea nr. 319 din 14 iulie 2006 a securității și sănătății în muncă.
Amenzile sunt foarte diversificate. Spre exemplu, pentru nerespectarea de catre angajator a obligatiei de a asigura condiții pentru ca fiecare lucrator sa primească o instruire suficienta și adecvată în domeniul securității și sănătății în munca, în special sub forma de informații și instrucțiuni de lucru, specifice locului de muncă și postului, amenda este cuprinsa intre 4.000 lei si 8.000 lei.
In plus trebuie sa te asiguri ca toti angajatii au controlul medical periodic, ceea ce presupune sa tii si aceasta evidenta.
b) intocmirea condicii de prezenta zilnice – document care greu poate fi adaptat in functie de domeniul de activitate.
Angajatorul are obligația de a ține evidența orelor de muncă prestate de fiecare salariat și de a supune controlului inspecției muncii această evidență ori de câte ori este solicitat. Amenda pentru nerespectarea acestei prevederi se încadrează între 1.500 lei și 3.000 lei.
c) Dosarele de personal
Angajatorii au obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariații încadrați cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
Constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 2.000 lei la 5.000 lei încălcarea obligației de a păstra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, după caz, la sediul secundar, care are delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă.
d) Regulamentul intern
Regulamentul intern este un document ce se intocmeste de catre angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentantilor salariatilor, dupa caz. Regulamentul intern trebuie adus la cunostiinta tuturor salariatilor, iar angajatorul este responsabil de acest lucru.
Daca esti o firma noua, in termen de 60 de zile de la data dobandirii personalitatii juridice trebuie intocmit Regulamentul Intern
Daca nu ai intocmit regulament intern sau daca ai regulament intern dar nu l-ai adus la cunostiinta angajatilor risti amenzi.
Mai trebuie sa urmaresti ca acoperi toate clauzele specificate de legislatie – astfel ca va trebui sa iti aloci ore bune ca sa citesti Codul Muncii astfel incat sa nu omiti ceva.
e) Monitorizarea cu strictete a contractelor part-time
Daca esti angajator si ai angajati part-time trebuie sa fii foarte antent cu respectarea programului lor de munca fiindca primirea la muncă a unuia sau a mai multor salariați cu depășirea duratei timpului de muncă stabilită în cadrul contractelor individuale de muncă cu timp parțial se sanctioneaza cu amendă de la 10.000 lei la 15.000 lei pentru fiecare persoană astfel identificată, fără a depăși valoarea cumulată de 200.000 lei.
f) Urmarirea beneficiilor salariale
Daca cumva vrei sa le faci o bucurie angajatilor tai acordandu-le diverse beneficii, va trebui sa iti aloci timp pentru inca cateva task-uri suplimentare:
- evidenta lunara a beneficiilor extrasalariale si incadrarea in plafoanele fiscale, precum si reflectarea in declaratia 112 – am scris detaliat aici: Beneficii salariale si extrasalariale 2024
- acordarea tichetelor de masa presupune verificarea pontajelor lunare, comanda si plata tichetelor
g) Declararea salariilor si beneficiilor in declaratia 112
Declaratia 112 se intocmeste pe fiecare luna, chiar daca depunerea se poate face in unele cazuri trimestrial.
h) Generarea si arhivarea lunara a pontejelor
i) Respectarea dispozițiilor legale privind repausul săptămânal, munca suplimentară și sărbătorile legale
j) Plata salariilor cel puțin o dată pe lună de la data stabilită în contractul individual de muncă
k) La incetarea activitatii, salariatului trebuie sa i se elibere obligatoriu anumite documente
Am scris detaliat aici: Documentele care trebuie eliberate angajatului la incetarea contractului de munca
l) Daca ai cel putin 10 salariati trebuie sa respecti si obligația negocierii colective
Citeste si : ITM: Etapele negocierii colective-modele documente.
Acestea sunt obligatiile principale ale angajatorilor. Lista de documente, este insa mult mai lunga si la fiecare pas, neindeplinirea obligatiilor se sanctioneaza cu amenda. Practic, la un eventual control daca nu esti 100% conform cu toate aceste prevederi plus multe altele esti pasibil de amenda.
Aceste obligatii se aplica indiferent ca ai un angajat sau ai 1.000, daca ai un contabil extern sau un departament intreg de contabilitate si HR.
Daca se intampla sa ai si angajati dificili : angajati care absenteaza de la munca, nu isi respecta programul si normele interne, te poti trezi si in mijlocul unui conflict de munca. Dar acesta este un alt capitol, despre care vom discuta intr-un alt articol.
Ramane in sarcina cititorilor pentru a concluziona daca dupa aceasta enumerare procesul poate fi considerat usor de realizat, lipsit de birocratie si digitalizat.
