Activitatea de monitorizare a clientilor si de colectare a creantelor reprezinta o activitate importanta la nivelul oricarei firme. De regula, cu cat firma este mai mare, cu atat numarul de clienti si de facturi este mai mare. Avand in vedere volumul mare de munca in aceste departamente de monitorizare, se pot implementa cu eficienta anumite masuratori care sa stabileasca eficienta sau performanta acestei activitati.
La ce pot fi de folos astfel de instrumente de masurare ?
- pentru a decide dacă sunt alocate resurse suficiente departamentului
- pentru a stabili daca trebuie luate măsuri pentru a îmbunătăți eficiența activitatii de recuperare creantelor
- pentru a analiza în detaliu aspectele specifice care cauzează anumite tipuri de probleme in incasarea clientilor.
Cativa indicatori care se pot utiliza sunt:
1.Durata medie de incasare a creantelor: acesta se calculeaza dupa formula : (sold mediu clienti/cifra de afaceri) * 365 zile si reprezinta durata in zile in care entitatea isi incaseaza in medie facturile de la clienti.
Indicatorul este important sa fie analizat in evolutie de la o perioada la alta. O crestere de la o perioada la alta poate indica probleme in relatia cu clientii, clienti rau platnici, mai greu de incasat. Pe de alta parte se poate compara cu data medie de plata a furnizorilor. Este de preferat ca durata medie de incasare a clientilor sa fie mai mica decat durata medie de plata a furnizorilor, pentru un cash flow optim.
2.Repartizarea pe vechimi a creantelor neincasate
Aceasta informatie este utila fiindca cu cat exista creante neincasate tot mai vechi, cu atat gradul de recuperare devine din ce in ce mai mic.
3.Durata medie de rezolvare a disputelor cu privire la sumele de plata
4.Sezonalitatea afacerilor clientilor – este bine cont sa se tina cont de sezonalitatea afacerilor clientilor fiindca in functie de acest aspect poate evolua si gradul de colectare a creantelor.
Rezultatul unor astfel de analize poate conduce la decizii importante cu privire la :
- cresterea/descresterea numarului de angajati implicati in urmarirea clientilor
- modificarea regulilor privind termenele de scadenta ale facturilor
- schimbarea procedurii de contactare a clientilor in vederea recuperarii sumelor neincasate
- eficienta managementului departamentelor de recuperare a creantelor neincasate.
In SmartBill Gestiune si Facturare se pot regasi o serie de informatii utile cu privire la aceste aspecte.
Acestea se regasesc in modulul de Rapoarte, in sectiunea Gestiunea incasarilor si platilor:
Raportul de Facturi neincasate prezinta detaliat informatii cu privire la clientii neincasati si facturile existente in sold. In cazul in care au avut loc incasari partiale, este mentionat documentul cu care s-a facut plata.
Raportul sume de incasat pe client reda totalul de incasat pe fiecare client, fara a prezenta detaliat facturile care intra in componenta soldului. Raportul fisa clientului prezinta detalii cu privire la client (datele de identificare, datele de contact), lista de tranzactii sau evolutia soldului.
Toate aceste informatii sunt de un real folos in analiza clientilor si in gestionarea portofoliilor de creante neincasate.
In SmartBill, pe langa aceste rapoarte care pot fi folosite de catre utilizatorii aplicatiei, in relatia cu clientii se poate automatiza comunicarea prin setarea unui sistem de notificari catre clienti. Acesta se regaseste in Configurari program -> Notificari clienti.
Aplicatia permite trimiterea de reamintiri clientilor privind facturile de plata.
Se pot trimite pana la 3 notificari automat pe mail, privind scadenta facturilor neincasate. Textul emailului se poate personaliza, in cazul in care nu se doreste utilizarea sablonului predefinit existent in SmartBill.
Pentru ca notificarile sa fie corect trimise este necesar ca ele sa fie activate, iar clientii trebuie sa aiba salvata o adresa de email pe factura.
Pe aceasta notificare se pot prezenta informatii detaliate cu privire la documentele scadente, valoarea facturii si a restului de plata, numarul documentului, numarul de zile, data scadente si data emiterii.
In felul acesta, nu mai este necesar sa fie atribuita aceasta sarcina unei persoane care sa faca aceste verificari fiindca se realizeaza automat din aplicatie.
