Reconcilierile de sold cu partenerii

Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!

Ultimul trimestru al anului este prin excelenta o perioada dedicata verificarilor contabile. Pe langa inventarierea bunurilor, un loc important este ocupat de inventarierea partenerilor.

Aceasta se realizeaza in practica prin reconcilierea soldurilor. Concret, se stabileste soldul pe fiecare partener dupa ca se contacteaza acesta pentru a-l instiinta cu privire la soldul existent si a-i solicita o confirmare. Daca nu exista diferente intre sodul de pe instiintarea trimisa si soldul din contabilitatea partenerului, atunci se considera ca soldul este corect. Daca apar diferente atunci se incepe o investigare mai amanuntita, pornind de la fisele de partener.

Aceasta metoda se utilizeaza atat in inventariere cat si in audit.

Daca lucrezi in Smart Bill facturare si gestiune, ai la dispozitie un set intreg de rapoarte pentru a urmari situatia clientilor si furnizorilor.

Iata de exemplu pentru clienti, ai Rapoarte ->Gestiunea incasarilor si platilor:

Fisa clientului
Facturi neincasate
Evolutia soldului pe client
Situatia platilor
Sume incasate pe client

Daca vrei sa vezi doar facturile neincasate, poti utiliza raportul Facturi neincasate:

Daca vrei sa vezi o lista cu toate documentele emise pe client si toate operatiile (emitere facturi, incasare, etc) poti utiliza raportul Fisa client.

Datorita usurintei cu care se genereaza, se pot face aceste verificari cu partenerii mult mai des decat in cazul inventarului anual. Tot ce trebuie sa faci este sa exporti aceste rapoarte si la le trimiti pe mail.

Iata cateva sfaturi:

verifica cu prioritate clientii care au soldul cel mai insemnat si efectueaza reconcilieri cu acestia o data la luna pentru a te asigura ca au primit toate facturile;
pregateste-te din timp pentru inventarierea anuala, actualizand datele de contact ale partenerilor tai;
fa o verificare a soldurilor mici (neglijabile) din contabilitate si inchide-le. Cel mai probabil acestea provin din rotunjiri sau din mici erori de inregistrare. Daca nu le vei inchide, vei avea o lista de solduri incarcata cu aceste mici diferente care iti vor ingreuna mereu procesul de verificare;
verifica soldurile vechi provenind din facturi neincasate pentru a stabili daca va fi necesara crearea de provizioane sau poate chiar scoaterea din evidenta;
o data pe an este bine sa verifici partenerii cu care lucrezi. De exemplu, in cazul clientilor poti sa verifici :
daca si-au achitat la timp facturile sau daca au intarziat, care este perioada medie de intarziere. In functie de acest lucru poti decide ca in anul urmator sa le acorzi o perioada mai mare de credit, daca fluxul lor de business si capacitatile de cash-flow sunt mai reduse;
daca platesc in avans facturile te poti gandi sa cresti volumele pe acestia;
daca isi platesc greu facturile si dupa un efort mare din partea ta de recuperare, poate ar fi mai bine sa renunti la ei;
daca platesc la timp, insa cumpara in cantitati reduse, te-ai putea gandi sa cresti volumele cu ei stimulandu-i in acest sens cu discounturi.

Nu uita, atunci cand lucrezi in Smart Bill:

aplicatia poate incarca automat datele partenerului tau, preluand informatiile publice cu privire la nr. registrul comertului, adresa, calitatea de platitor de TVA sau nu.

Tot ce trebuie sa faci este sa introduci CUI-ul.