Pe langa jurnalele si registrele obligatorii, societatile trebuie sa detina si urmatoarele manuale:
• manualul de politici si proceduri contabile si
• manual de proceduri de inventariere
Manualul de politici si proceduri contabile
Potrivit reglementarilor contabile (O.M.F.P. 3055/2009) fiecare societate trebuie sa detina un un manual de politici contabile si un manual de proceduri de aplicare a politicilor contabile.
Politicile contabile reprezinta principiile, bazele, conventiile, regulile si practicile specifice aplicate de o entitate la intocmirea si prezentarea situatiilor financiare anuale.
Dincolo de faptul ca lipsa acestor documente se sanctioneaza cu amenzi deloc de neglijat care pot ajunge pana la 4000 lei, orice companie are nevoie de un sistem de reper dat de aceste documente si in plus si de un sistem de control al modului in care acestea se aplica.
- Rolul manualelor este de a minimiza erorile si riscul de frauda.
- In organizarea functiei financiare intr-o companie cheia este standardizarea, prin care se asigura ca diferitele sarcini sunt executate la timp si conform instructiunilor.
- Manualele sunt utile pentru training-ul noilor angajati.
- Ele trebuie actualizate periodic in functie de situatiile concrete cu care se confrunta firma.
Acestea de aproba de catre administratori.
Manualul de proceduri de inventariere
Conform prevederilor legii contabilitatii, răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii.
În vederea efectuării inventarierii, aceste persoane trebuie sa aprobe proceduri scrise, adaptate specificului activităţii, pe care sa le transmita ulterior comisiilor de inventariere.
În condiţiile în care entităţile nu au niciun salariat care să poată efectua operaţiunea de inventariere, aceasta se efectuează de către administratori.
Pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunilor de inventariere, în comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective şi nici auditorii interni sau statutari.
Prin proceduri interne, entităţile pot stabili ca la efectuarea operaţiunilor de inventariere să participe şi contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective, fără ca aceştia să facă parte din comisie.
