Activitatea de contabilitate are nevoie, la fel ca orice alta profesie de cateva instrumente pentru a putea fi desfasurata in conditii bune.
Nu vom nota aici ca este necesara o buna pregatire profesionala fiindca este o conditie de baza si nu un instrument de lucru.
1.O aplicatie buna de contabilitate care sa acopere toate aspectele contabile: inregistrari de note contabile, salarizare, imobilizari, productie, evidente separate si automate pentru cheltuieli in avans, evidenta TVA-ului la incasare, inchideri automate de TVA, de venituri si cheltuieli, declaratii samd.
2.Documente justificative corect intocmite si furnizate la timp.
Documentele justificative sunt punctul de pornire pentru inregistrarile contabile. De regula ele se emit de catre persoane care nu au pregatire economica, de aceea este bine ca modelul utilizat si reulile de completare sa fie discutat cu un specialist contabil.
Documentele justificative trebuie sa fie:
- corect intocmite
- predate la timp, respectand datele din contractul cu contabilul.
3.Echipamente de birou – laptop/telefon/conexiune buna la Internet care sa permita ca lucrul sa se deruleze rapid, fara intreruperi.
4.Un mod/canal de comunicare eficient cu clientii – pentru predare-primire documente, semnaturi, informari privind noutatile fiscale, taxele de plata.
5. Un sistem de lucru pentru echipa ta prin care sa se poata prelua responsabilitati si opera pe aceeasi firma.
Stim cu totii ca in viata de contabil, care se deruleaza dupa un calendar fiscal riguros stabilit de ANAF este greu sa gasesti timp pentru un concediu suficient.
De aceea este bine sa poti imparti responsabilitatile cu un membru al echipei care sa poata sa sustina activitatea unui coleg care lipseste de la birou, fara a fi impactati clientii firmei.
Daca ai simtit si tu ca aceste instrumente sunt necesare ca sa poti sa iti desfasori activitatea cat mai bine si usor, probabil ca ai identificat de-a lungul timpul diferite probleme cu functionarea lor.
Iata cu ce te poate ajuta aplicatia Smart Bill Conta (pe care o poti utiliza gratuit daca esti firma de contabilitate):
1.Ai o aplicatie de contabilitate care pe langa partea de introducere a notelor contabile cu toate registrele aferente, mai detine:
- modul de salarizare
- imobilizari
- posibilitatea de generare a declaratiilor
- note repetitive
- evidenta cheltuielilor in avans si repartizarea ulterioara pe costuri
- evidenta cheltuielilor si veniturilor pe centre de cost – chiar si la nivel de amortizare si salarizare.
2. Daca utilizezi si Smart Bill Gestiune si facturare poti trece peste neajunsul de a primi documentele tarziu si cu erori. Aplicatia de gestiune genereaza toate documentele in formatul prevazut de legislatie cu elementele standard obligatorii incluse astfel incat nu poti risca sa gresesti
3. Daca utilizezi Smart Bill nu esti legat de un sediu fix de unde sa poti opera in contabilitate si nici nu esti in situatia de a te lupta cu neajunsurile lucrului remote pe calculatorul de la birou.
Aceasta se datoreaza faptului ca aplicatia este gazduita in cloud si practic o poti accesa de oriunde ai acces la internet – si de pe orice dispozitiv.
Desigur ca o firma de contabilitate are nevoie deocamdata si de un spatiu fizic unde sa depoziteze arhiva cu documente, sa pastreze actele curente, etc insa utilizand Smart Bill te scapa de presiunea de a fi la birou pentru a putea avea acces in aplicatia de contabilitate.
4. Canalul de comunicare ales pentru a pastra legatura cu clientii poate fi diferit :
-poti asigura tu preluarea fizica a documentelor de la client;
-poti solicita tu clientului sa vina sa iti predea documentele sau
-poti sa faci un schimb electronic de documente in masura posibilitatilor.
De exemplu, daca clientul tau are Smart Bill Gestiune si tu lucrezi in Smart Bill Conta, poti sa iti preiei singur o mare parte din documentele emise, direct din aplicatie.
Pe langa acest fapt mai ai avantajul transferului de date din gestiune in contabilitate si astfel, mai putine note contabile de operat.
Aceasta se face printr-o simpla sincronizare:
5.Prin sistemul de utilizatori disponibil in Smart Bill poti crea utilizatori si drepturi in aplicatie, si poti lucra concomitent cu colegii tai pe o anumita firma.
Poti retrictiona anumite drepturi pentru un utilizator daca doresti acest lucru.
Acest lucru este valabil si in gestiune si in contabilitate:
Acestea sunt numai cateva din avantajele pe care le ofera lucrul cu aplicatiile Smart Bill.
Aplicatia de gestiune poate fi testata gratuit timp de 30 de zile, iar aplicata de contabilitate este gratuita pentru firmele de contabilitate.
